En los últimos meses se habla mucho del Big Data y tenemos que tener en cuenta que lo que nos proporciona son voluminosas cantidades de información, lo que hace más necesario tener la información organizada y clasificada para poder acceder en todo momento a los documentos que necesitamos. Para ello, los documentalistas y archiveros somos esenciales.

Necesitamos proteger los datos que son de carácter personal para minimizar las múltiples y constantes amenazas que pueden afectar a la intimidad y que pueden derivar a un uso masivo de los datos que tenemos almacenados, por ello, es necesaria la colaboración con profesionales que tengan conocimientos relativos a las leyes y permitan garantizar que éstas se cumplan en todo tipo de actuaciones realizadas en los archivos. Pero esto no es lo único, también debemos tener la colaboración de informáticos, informándoles de cuáles son nuestras necesidades como archiveros y haciendo un seguimiento de nuestras actuaciones para poder tener nuestros sistemas actualizados y operativos en todo momento.

En resumen, los archiveros son los encargados de indicar cuáles son los pasos que se deben llevar a cabo en la gestión, los juristas garantizarán el cumplimiento de las leyes y los informáticos establecerán las pautas y crearán los programas adecuados para el trabajo que se debe realizar en los archivos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que cada vez son más las personas que tienen conocimientos informáticos, cosa que, como estudiante, lo he visto curso a curso, pues en todos los años hemos tenido alguna asignatura relacionada con la informática, ya sea de carácter obligatorio u optativo.

Además, hay que tener claro que para una correcta organización de la información las normas de las que disponemos no son suficientemente claras y completas, desde el punto de vista de la gestión de la información, por lo que no tenemos referente para los nuevos archivos electrónicos, lo que es un hecho a destacar.  Por lo tanto, cuando los archiveros se plantean la manera en la que pueden mejorar los archivos para preparar el tránsito normativo hacia los archivos electrónicos, considero que lo primero que hay que aclarar es cómo debe realizarse el tratamiento documental de los documentos físicos. De esta manera, después se podrá adaptar a las nuevas tecnologías y establecer los metadatos que deberán ser usados, tanto de manera obligatoria, como de manera opcional.

Beatriz Mimosa

El Dr. Ricardo Rivero Ortega, profesor titular en la Universidad de Salamanca se encarga de analizar los archivos y su entorno. Sus monografías no son específicas de archivística pero en esta ocasión, lo que nos aporta es una evolución del expediente administrativo. La obra se divide en cinco capítulos, en el primero aborda los siglos XII – XX, en él se hace un repaso de la razón de ser de los documentos. En el segundo, la evolución histórica de los expedientes y documentos administrativos españoles durante los siglos XIX y XX. En el tercero, se centra en la sistematización del régimen jurídico del expediente administrativo en el actual ordenamiento. El cuarto, habla de un futuro que en realidad es el actual, pues nos habla de expedientes electrónicos y la e – Administración. Por último, en el quinto capítulo, establece conclusiones donde diferencia entre resultados críticos y propuestas de mejora en nuestro régimen jurídico.

Es importante ver el desarrollo y la evolución que han estado sufriendo los expedientes, pues ahora nos encontramos en el expediente electrónico, y para poder llegar ahí, es importante conocer los pasos que se han seguido anteriormente y no cometer fallos.

Para acceder a más información sobre la monografía: http://dialnet.unirioja.es/servlet/libro?codigo=294577

RIVERO ORTEGA, Ricardo El expediente administrativo. De los legajos a los soportes electrónicos, Aranzadi, 2009.

Beatriz Mimosa 

Por medio de la página de Facebook Sociedad Colombiana de Archivistasnos hemos enterado esta semana de la modificación del artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014,tal modificación se ha hecho por medio de la Resolución 723 de 2015aprobada el 15 de enero. La resolución de febrero del año pasado dicta directrices en gestión documental para los archivos bajo supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio y daba un plazo para adaptarse a ellas que expiraba en febrero de 2015 pero por la gran cantidad de solicitudes recibidas se ha ampliado el plazo 10 meses más.

El artículo modificado dice lo siguiente:

“La siguiente resolución otorga plazo hasta el 31 de Octubre de 2015 para que las empresas e instituciones privadas elabores sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados”

Repasando las leyes colombianas sobre archivos, este tipo de resoluciones siguen la legalidad porque siguen entre otras las siguientes leyes, normas y reglamentos:

• Art. 8 de la constitución: Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
• Art. 15 de la constitución: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su  buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Ley 594 de 2000ley principal para el funcionamiento de los archivos en este país.
• Decreto número 2578 de 2012por la que se regula su sistema nacional de archivos.
• Decreto número 2609 de 2012en la se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000 y se dan disposiciones en materia de gestión documental.

Alberto Ramos 

Este documento nos sirve para conocer cual es la hoja de ruta de una organización tan peculiar como la policía nacional de Colombia, además de para mejorar las prácticas en la gestión documental.

 Los principales lectores a los que va dirigido son los funcionarios de la Policía de este país, para que conozcan sobre las técnicas organizativas y normas que se aplican para gestionar los documentos y  los procedimientos de control de documentos y de registros.

La guía se hace a propósito de la Resolución número 2764 del 28 de 2008 que señala que  “por medio de la cual se adopta el programa de gestión documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación” debido a la Ley 80 de diciembre 22 de 1989, se creó el Archivo General de la Nación en cuyo artículo 2 apartado b dice que este archivo es responsable de "fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación…”

Disponible en: http://www.policia.edu.co/documentos/doctrina/manuales_de_consulta/GUIA_DE_GESTION_DOCUMENTAL_PONAL_050609.pdf

Alberto Ramos

Como ya vimos la semana pasada, la Administración Pública desde el 15 de enero obliga a sus proveedores a adaptarse a las facturas electrónicas, por lo que creó la plataforma FACe - Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la AGE. La operadora Seres ha recogido en el informe Situación de los Puntos de Entrada de Facturas Electrónicas en las AA.PP. de España 2014 las dudas e incertidumbres de estas empresas respecto al nuevo sistema:

• El desconocimiento de dónde enviar las facturas si el órgano público creara su propio punto de entrada, si se deben enviar a uno superior, o si es a la Administración General del Estado.
• Algunas entidades públicas siguen sin estar preparadas técnicamente para llevar a cabo este trámite.
• Ignorar la información obligatoria que debe tener cada factura. Según la Ley 25/2013, en su capítulo IV, se deben rellenar de manera obligatoria los campos DIR3 .
• La cantidad de dinero de la que están excluidos de hacer factura electrónica. La Ley en su artículo 4 marca 5.000€ como el dinero a partir del cual se permite seguir haciendo facturas en papel.
• El formato en el que deben ser presentadas las facturas, que debe tener un formato estructurado y tener firma electrónica, por lo dispuesto en el artículo 10.1 a) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
• La custodia de la factura electrónica es obligación del órgano administrativo destinatario según el artículo 7 de la Ley 25/2013.

Alberto Ramos

La Consejería de Justicia e Interior de la Junta de Andalucía ha comenzado a implantar un sistema para la gestión de los archivos judiciales que permitirá mejorar el acceso y control de los expedientes desde su producción hasta su eliminación o bien hasta su conservación permanente en caso de considerarlo oportuno.

Se está implantando en el 70% de las sedes judiciales de la capital y permite que los funcionarios mejoren en términos de clasificación y descripción, lo que supone un mejor acceso y mayor recuperación de los expedientes. Este sistema se ha llamado “Jara” y su principal objetivo es normalizar el gran volumen documental que se genera en los archivos. Además también pretende reducir el papel y fomentar la Justicia digital.

Andalucía se convierte de esta forma en la comunidad pionera en el desarrollo de una herramienta documental que, si consigue tener éxito al 100%, acabará adaptándose al resto de comunidades.

La aplicación es sencilla y accesible del Escritorio Judicial, que permite la automatización de funciones de la sede judicial como pueden ser las transferencias, los préstamos o los envíos de documentación a diferentes puntos para diferentes cosas.

Este proyecto tecnológico supone una mejora, pues permite que este tipo de archivos (los judiciales) comiencen a tener un correcto funcionamiento, pues la recuperación  y conservación de archivos de esta índole es fundamental, y la rapidez con la que se necesita en ocasiones, también puede acelerar algunos sistemas judiciales. 

Beatriz Mimosa

El Ayuntamiento de Zamora, como otros organismos públicos, ha desarrollado en su página web instrumentos para adaptarse al cumplimiento de la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. De esta forma, las empresas y autónomos que sean proveedoras del Ayuntamiento de Zamora se ven obligados a generar las facturas por vía electrónica a partir de 15 de enero de este año.

De esta imposición se ven liberadas las personas físicas, pero si así lo desean también pueden hacer uso de esta plataforma, cuyo portal web es https://ayuntamientodezamora.face.gob.es/es/.

Este es un nuevo avance tecnológico de la Administración Pública en las relaciones con sus proveedores, con el que se da un nuevo paso para que tanto empresa pública como privada tengan una gestión documental sin papeles. Este documento electrónico tiene el mismo valor probatorio, al mantener la misma autenticidad e integridad que el físico.

La legalidad documental en este formato se consigue gracias a la firma electrónica de ambas partes, basada en el certificado digital, que debe ser solicitado por los proveedores para poder trabajar con esta herramienta.

Este paso obligatorio al mundo digital provoca a muchas empresas que tengan que modernizarse si no quieren quedarse sin tener como cliente a la Administración pública.

Todos sabemos lo importante que es la descripción de documentos y su correcta descripción para que, a la hora de buscarlos, podamos tenerlos localizados correctamente.

No todas las organizaciones o empresas funcionan de la misma forma, por lo tanto, hay que tener bien claro ese esquema en el que hay que definir las diferentes funciones administrativas plasmadas en un cuadro de clasificación.

Los metadatos deberían representar este cuadro de clasificación con una codificación, de manera que se pueda migrar la información desde diferentes dispositivos en cualquier momento.

Los metadatos los entendemos como una forma de describir los datos procedentes de los documentos electrónicos de la organización o empresa en la que nos encontremos. Nos permiten interpretar los datos de los documentos a diferentes niveles: descriptivo y técnico.  Es la infraestructura que se utiliza en la web semántica y permite que la información electrónica se encuentre de manera directa.

Los metadatos son trabajados por diferentes organizaciones para crear un estándar en la forma en que se generan, como puede ser OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards).

Beatriz Mimosa

Dos hospitales han puesto en marcha un proyecto de “e-hospital” relacionado con la “e-health” que tiene como objetivo la gestión de la documentación sin papeles.

El sistema utilizado en el hospital Addenbrooke y el hospital Rosie son los primeros hospitales en Reino Unido en poner en marcha este sistema, con un presupuesto de 200 millones de libras. Sin embargo este protocolo conocido como “Epic's eHospital system” es el utilizado en los hospitales de Estados Unidos.

Con este método, las enfermeras pueden acceder a los expedientes de los pacientes en dispositivos portátiles como smartphones o tablets en lugar de esperar al documento en papel. Teniendo en cuenta ventajas como esta, la inversión no parece tan descabellada ya que repercutirá de manera directa en la calidad y servicio que se les ofrecerá a los pacientes.

El software actualmente contiene más de dos millones de expedientes de pacientes de los últimos cinco años y puede ser usado en más de siete mil ordenadores y dispositivos en los hospitales.

Por su parte, el personal de ambos hospitales tuvo que recibir la formación adecuada para aprender a manejar este nuevo sistema.

Este ejemplo nos sirve para apreciar lo importante que es en la actualidad la transición hacia la documentación electrónica, también en el caso de la gestión sanitaria. Resulta inusual que se invierta tanto en la gestión del conocimiento dentro de un hospital, pero en este caso se ha apostado por ello al darse cuenta de la importancia que tiene y la repercusión de la calidad de los servicios del sistema sanitario.

Alberto Ramos