Os traemos una herramienta ECM que permite gestionar documentos a través de un sistema desarrollado en Java libre de licencia, lo que facilita que se pueda utilizar por diferentes personas. Además está disponible en cuatro idiomas: español, inglés,  portugués y catalán.

Lo más destacable de esta herramienta es que permite el uso de tesauros multilingües, que permite importar de diferentes sitios, como puede ser por ejemplo el tesauro de la UNESCO y lo hace en formato Skos. Esto resulta muy útil sobre todo a la hora de realizar la búsqueda de documentos para que se realice de manera adecuada y no nos encontremos con problemas de exceso de información o todo lo contrario, que no obtengamos los resultados deseados.

Otra de sus características es que se puede utilizar como gestor de referencias bibliográficas o incluir estas referencias como una parte de un expediente. Esto es útil porque nos permitirá crear enlaces internos, entre los propios documentos, o externos, con documentos que no están dentro de nuestro gestor.

Otras características son:

• Permite la creación de tipos documentales a tratar, de manera que se pueda observar la estructura documental.
• Multiplataforma y portable, lo que permite tener el gestor en diferentes sistemas operativos e incluso poder llevarlo siempre encima.
• Se puede usar con la mayoría de los gestores de bases de datos.
• Podremos guardar los documentos de diferentes formas, adaptándose a las necesidades de la organización o de la persona que lo esté utilizando.

A continuación, os ofrecemos la referencia por si queréis ampliar la información:

OpenProdoc - Google Project Hosting. [online]. Available from: https://code.google.com/p/openprodoc/

Beatriz Mimosa

Las Pymes, debido a su tamaño, tienen que hacer un gasto de inversión pequeño a la hora de tratar sus documentos, desde su creación a su archivado definitivo o eliminación, dependiendo de la situación.

Para poder tener sus documentos bien organizados la gestión documental tiene que ofrecer soluciones que se adapten a este tipo de empresas, de manera que dispongan en cualquier momento de todo aquello que necesiten. Para ello habrá que automatizar los procesos de manera que permitan ahorrar costes, pero esto no quiere decir que se vaya a dejar de ser eficiente o que no se proporcione seguridad, porque esos son pilares fundamentales en la gestión de documentos. Si no proporcionamos seguridad documental no tiene sentido que proporcionemos buena gestión documental, pues tendremos que asegurar la conservación adecuada de los documentos.

Hay que ser conscientes de que las pequeñas empresas desconocen lo que significa el término de gestión documental, pero a pesar de ello si tienen constancia del manejo de documentos que hacen y que en determinados momentos pueden incluso llegar a perderlos, cosa que no les beneficia nada. Esa es la oportunidad de los documentalistas para actuar y ofrecer sistemas que ahorren tiempo, costes y recursos, pero como ya he mencionado antes, proporcionando seguridad, pero también movilidad y flexibilidad, de manera que se pueda acceder en cualquier dispositivo y en cualquier momento a la información que necesitan.

Últimamente lo que se está haciendo es vincular la gestión documental con el cloud computing, de manera que la computación en la nube pueda solventar los problemas de no poder costearse grandes programas informáticos. El disponer de los documentos en la nube, no tiene que ser como un sistema parecido a Dropbox o google Docs, porque eso lo puede hacer cualquier persona, hay que verlo como un sistema en el que las personas que necesiten la información la van a poder obtener en el momento en el que deseen, enfocándolo un poco al tema social.

Beatriz Mimosa García

El desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) y la aplicación de estas a la gestión y la administración se han hecho más tangibles año tras año. Este trabajo tiene por objetivo acercar uno de los aspectos de la llamada administración electrónica, la e-Salud. Estudiaremos la aplicación de estas tecnologías en países como Estados Unidos y España, que han desarrollado mucho este aspecto en las últimas décadas y comprenderemos mejor cuál es su función y utilidad para los usuarios y la misma administración. Posteriormente elaboraremos un modelo bibliográfico teórico de Información para la salud sirviéndonos de la experiencia de los países anteriormente citados.

Os presentamos un trabajo de fin de grado enfocado en la gestión documental sanitaria.

Guillermo Blázquez

BLÁZQUEZ MARTÍN, GUILLERMO. Aproximación a la e-Salud: estudio y comparativa de los modelos de e-Salud español y estadounidense. Bajo la supervisión de M. Rosario Osuna Alarcón.-Salamanca: Facultad de Traducción y Documentación,2014 40p. Trabajo de Fin de Grado. Facultad de Traducción y Documentación. Disponible en: http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo/item/1442-aproximacion-a-la-e-salud-estudio-y-comparativa-de-los-modelos-de-e-salud-espanol-y-estadounidense

Últimamente no hace más que aparecer en los medios de comunicación noticias sobre el Big Data. Podríamos definirlo como el conjunto de datos que no se pueden tratar en un tiempo adecuado por las herramientas normales que tenemos de bases de datos.

El objetivo que tiene es capturar, almacenar, buscar y ponerle valor a la información que se utilizaba mal hasta ahora o a la que no se podía acceder. Esto supone algo esencial para las empresas porque si no se trata la información correctamente, éstas pueden llegar a fracasar al necesitar información y los datos en un momento determinado. Si esto ocurriese retrasaría su trabajo.

La gran mayoría de empresas no gestionan sus datos de manera eficiente a pesar de que las nuevas tecnologías marquen su agenda. Por esta razón, las empresas tienen que cambiar y gestionar la información mejor, sobre todo si tenemos en cuenta que cada vez aparecen nuevos y mejores dispositivos.

El análisis de la información y tratamiento adecuado de los datos pueden permitir a las empresas predecir el comportamiento de sus clientes y sus necesidades, lo que ayudará en la evaluación de los productos y cuáles son las mejoras que deberían incluir en ellos. Además de esto, ayudará en la accesibilidad de la información en la propia empresa y la toma de decisiones más adecuadas.

Esto lo podemos aplicar a los bancos, pues podría ayudar a que se estudiase lo que el cliente hace, mezclándolo posteriormente con datos sobre éste y conseguir de esta forma adelantarse al cliente y a sus necesidades, de manera que se las pudieras ofrecer cuando lo va a necesitar.  Según Manuel Lavín, director de Adesis Netlife, se podría conseguir utilizando sistemas que mezclen la operativa del cliente con datos analíticos y respondan en tiempo real con propuestas.

Beatriz Mimosa 

Como recurso tenemos este canal de Youtube, donde nos ofrecen una serie de talleres sobre software  documental que han hecho: https://www.youtube.com/user/deSoftwareDocumental/videos

El vídeo que aparece más abajo trata sobre AMPDoc, que consiste en un conglomerado de aplicaciones para la gestión documental.  Consta de una hora donde explican en qué consiste esta plataforma, cómo instalarla y utilizarla.

AMPDoc es una plataforma que alberga una compilación de aplicaciones documentales creado por Manuel Blázquez. Utiliza Apache, MySQL y PHP portable de manera que pueda tratar aplicaciones documentales en la gestión de diferentes modalidades: archivos, bibliotecas, museos, editoriales…  

Entre la  multitud de programas para la gestión de archivos tenemos dos: Archon e ICA-Aton.

Estas aplicaciones son de software libre e incluyen el servidor que ofrece varias configuraciones. 

Beatriz Mimosa

Una buena gestión de la documentación sanitaria por el sistema sanitario repercute de manera directa en el servicio de que se le ofrece al paciente en el día a día. Así lo demuestra el Servicio de Salud de Castilla y León, el cual ha obtenido el premio 'CIO Directions 2014' a la innovación en el sector sanitario, galardón que reconoce la importante transformación que se está realizando en las tecnologías de la información y la comunicación (TIC).

Uno de los principales problemas en este caso se trata del crecimiento del volumen de documentos, lo que obliga a un mayor espacio de almacenamiento. Con el objeto de optimizar  los servicios prestados, se ha introducido la historia clínica electrónica del paciente, y se está trabajando en la integración de la misma a través del repositorio de datos a nivel autonómico.

Esta labor y las siguientes actuaciones previstas en los próximos años no habrían sido posibles sin una buena gestión documental por parte de profesionales que han prestado apoyo al personal sanitario en sus tareas de gestión y planificación.

Entre las ventajas de la gestión sanitaria se encuentra un menor tiempo de gestión, ahorro de papel y espacio, facilidad de acceso y la mejora de atención y servicio al paciente. La comunidad sanitaria debería tomar ejemplo de servicios de salud como el de Castilla y León, entre otros, y tomar la iniciativa en la modernización y mejora de sus servicios, para beneficio de profesionales y pacientes.

Alberto Ramos 

Para dar una buena prestación a los clientes que soliciten nuestros servicios de gestión documental es vital estar al día de las normas internacionales que están alrededor de este campo y la más importante es ISO 30300:2011. Este recurso nos sirve para tener una idea general de esta directriz de mano de la consultora independiente Carlota Bustelo Ruesta y colaboradora de la  Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), responsable de traducción de la norma ISO al castellano.

Como ella misma comenta, los documentos del presente (debido a la revolución digital) son diferentes a décadas pasadas, por lo que hay que dar soluciones diferentes para su tratamiento. De este modo si aplicamos unos principios sólidos tendremos ventajas en el flujo de trabajo de la organización, que como consecuencia supondrá un ahorro de tiempo y dinero además del aumento del conocimiento de la institución.

Alberto Ramos Alonso

La compañía DocPath, de innovación en software documental tiene un contrato con el grupo de investigación SMILE (Soft Management of Internet and Learning), cuyo objetivo es mejorar la gestión documental, ayudándose de técnicas de soft – computing e inteligencia artificial. De este modo han creado un estudio denominado “Aplicación de técnicas de lógica Fuzzy en el ámbito documental”.

Con este estudio DocPath se convierte en una compañía líder en el mercado internacional en cuanto a software documental se refiere, pues el sistema de gestión que ofrece sirve para los documentos históricos de las empresas permitiendo la consulta vía web, contando con los documentos en tiempo real y con métodos de distribución controlados.  También desarrollarán búsquedas en bases de datos documentales con la denominada fuzzy logic (lógica borrosa).  Lo que pretenden es usar la búsqueda inteligente mediante la mejora de métodos semánticos y la extracción de información en este tipo de bases de datos.

El Soft Computing consiste en la mezcla de distintas técnicas (sobre todo provenientes de los sistemas inteligentes) que intenta estudiar fenómenos complejos para que los métodos convencionales nos aporten soluciones completas o al menos en un tiempo razonable. Lo que hacen es aprovechar la imprecisión e incertidumbre para lograr manejabilidad, robustez y soluciones a bajo coste. Una de las técnicas del Soft computing es la fuzzy logic, que es la que DocPath va a utilizar.

La lógica borrosa es una extensión de la lógica tradicional. No usa valores exactos, pero lo que si usa son valores intermedios. Por lo tanto, los términos que se van a usar serán más precisos y objetivos. Las búsquedas serán más eficientes al tener mejor descrita la documentación, pues el contenido se representará con más de dos estados lógicos.

Beatriz Mimosa García

En un bufete de abogados la gestión de la documentación y del conocimiento es tan importante como poseer un buen equipo de letrados. A pesar de ello la implementación de un sistema de gestión documental sigue sin tener la importancia que debiera dentro de la planificación estratégica.

En estos centros se manejan diariamente gran cantidad de información, generada tanto de manera interna como externa a la empresa. En el caso de la interna, estamos hablando de aquella tipología documental que es producida como consecuencia de su actividad. No pensar en su ordenación y clasificación para conservarla desde el principio provoca perder la oportunidad de crear una memoria colectiva, de gran valor tanto para los empleados presentes como futuros.

Por la otra parte, la externa sirve de apoyo para el trabajo diario. Si toda esta tipología documental es atendida de manera correcta, supondrá un valor añadido a la empresa. Sin un sistema que permita su rápida localización supondrá una pérdida de tiempo, esfuerzo, y como consecuencia  dinero; que no se pueden permitir. Además de establecer sistemas ágiles de localización, se tienen que fijar calendarios de conservación que muevan los documentos por el ciclo documental: archivo de oficina, archivo intermedio y archivo histórico. Todo ello se debe plasmar de forma clara en  una serie de normas para darlas a conocer a todo el personal.

El instrumento en torno al cual gira esta gestión son las bases de datos. Por lo tanto, es de gran importancia manejarlas; específicamente las bases de datos de legislación y jurisprudencia, en las cuales se encuentra el conocimiento exterior. La empresa debe tener en cuenta y usar las siguientes herramientas para trabajar para el cliente, así como bases de datos alimentadas de manera interna con los expedientes que generan sus casos. Actualmente el mercado oferta softwares que aúnan ambos cometidos para facilitar el trabajo del documentalista jurídico.

Alberto Ramos