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Lunes, 06 Octubre 2014 00:00

Las nuevas tecnologías como apoyo a la seguridad y la autenticidad en los archivos

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En el Archivo Judicial de Santiago de Compostela detectaron una serie de irregularidades en las escrituras públicas, de falsos documentos que imitaban con sellos y firmas del archivero los originales. A partir de entonces, se tomaron medidas para prevenir que este suceso se repitiera.

Entre otras medidas, el nuevo sistema cuenta con el apoyo de las nuevas tecnologías para evitar este problema. Todas las certificaciones se guardan en un repositorio interno, que permite la consulta con la certeza de que se trata de un documento auténtico. La firma electrónica también es un certificado de confianza en caso de los documentos de archivo.

El sistema se compone de diez medidas de seguridad. Entre ellas, un adhesivo de seguridad con forma de holograma, un código de barras y un timbre de tinta, además de un sello digital de aprobación, el cual es incluido en el inverso del papel cuando es analizado y verificado. Además de todo lo anterior, incluyen un certificado digital de vigencia.

En cualquier caso, también se está llevando a cabo una digitalización masiva de los expedientes para asegurar y guardar una copia de los documentos originales para así detectar los cambios en caso de que fueran alterados

Es una pena que algo tan grave como la falsificación y la pérdida de documentos haya tenido que ocurrir para que el archivo tomara estas medidas. Los profesionales y las instituciones deberían estar concienciadas de que es necesario renovar e incorporar otras medidas a parte de las tradicionales como por ejemplo las nuevas tecnologías, para así asegurar y proteger la documentación que custodian.

 

Beatriz Pena Rodríguez

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