Por medio de la página de Facebook Sociedad Colombiana de Archivistasnos hemos enterado esta semana de la modificación del artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014,tal modificación se ha hecho por medio de la Resolución 723 de 2015aprobada el 15 de enero. La resolución de febrero del año pasado dicta directrices en gestión documental para los archivos bajo supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio y daba un plazo para adaptarse a ellas que expiraba en febrero de 2015 pero por la gran cantidad de solicitudes recibidas se ha ampliado el plazo 10 meses más.

El artículo modificado dice lo siguiente:

“La siguiente resolución otorga plazo hasta el 31 de Octubre de 2015 para que las empresas e instituciones privadas elabores sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados”

Repasando las leyes colombianas sobre archivos, este tipo de resoluciones siguen la legalidad porque siguen entre otras las siguientes leyes, normas y reglamentos:

• Art. 8 de la constitución: Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
• Art. 15 de la constitución: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su  buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Ley 594 de 2000ley principal para el funcionamiento de los archivos en este país.
• Decreto número 2578 de 2012por la que se regula su sistema nacional de archivos.
• Decreto número 2609 de 2012en la se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000 y se dan disposiciones en materia de gestión documental.

Alberto Ramos