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Viernes, 10 Abril 2015 00:00

El archivero como gestor de la información

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En los últimos meses se habla mucho del Big Data y tenemos que tener en cuenta que lo que nos proporciona son voluminosas cantidades de información, lo que hace más necesario tener la información organizada y clasificada para poder acceder en todo momento a los documentos que necesitamos. Para ello, los documentalistas y archiveros somos esenciales.

Necesitamos proteger los datos que son de carácter personal para minimizar las múltiples y constantes amenazas que pueden afectar a la intimidad y que pueden derivar a un uso masivo de los datos que tenemos almacenados, por ello, es necesaria la colaboración con profesionales que tengan conocimientos relativos a las leyes y permitan garantizar que éstas se cumplan en todo tipo de actuaciones realizadas en los archivos. Pero esto no es lo único, también debemos tener la colaboración de informáticos, informándoles de cuáles son nuestras necesidades como archiveros y haciendo un seguimiento de nuestras actuaciones para poder tener nuestros sistemas actualizados y operativos en todo momento.

En resumen, los archiveros son los encargados de indicar cuáles son los pasos que se deben llevar a cabo en la gestión, los juristas garantizarán el cumplimiento de las leyes y los informáticos establecerán las pautas y crearán los programas adecuados para el trabajo que se debe realizar en los archivos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que cada vez son más las personas que tienen conocimientos informáticos, cosa que, como estudiante, lo he visto curso a curso, pues en todos los años hemos tenido alguna asignatura relacionada con la informática, ya sea de carácter obligatorio u optativo.

Además, hay que tener claro que para una correcta organización de la información las normas de las que disponemos no son suficientemente claras y completas, desde el punto de vista de la gestión de la información, por lo que no tenemos referente para los nuevos archivos electrónicos, lo que es un hecho a destacar.  Por lo tanto, cuando los archiveros se plantean la manera en la que pueden mejorar los archivos para preparar el tránsito normativo hacia los archivos electrónicos, considero que lo primero que hay que aclarar es cómo debe realizarse el tratamiento documental de los documentos físicos. De esta manera, después se podrá adaptar a las nuevas tecnologías y establecer los metadatos que deberán ser usados, tanto de manera obligatoria, como de manera opcional.

 

Beatriz Mimosa

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