El Ayuntamiento de Zamora, como otros organismos públicos, ha desarrollado en su página web instrumentos para adaptarse al cumplimiento de la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. De esta forma, las empresas y autónomos que sean proveedoras del Ayuntamiento de Zamora se ven obligados a generar las facturas por vía electrónica a partir de 15 de enero de este año.

De esta imposición se ven liberadas las personas físicas, pero si así lo desean también pueden hacer uso de esta plataforma, cuyo portal web es https://ayuntamientodezamora.face.gob.es/es/.

Este es un nuevo avance tecnológico de la Administración Pública en las relaciones con sus proveedores, con el que se da un nuevo paso para que tanto empresa pública como privada tengan una gestión documental sin papeles. Este documento electrónico tiene el mismo valor probatorio, al mantener la misma autenticidad e integridad que el físico.

La legalidad documental en este formato se consigue gracias a la firma electrónica de ambas partes, basada en el certificado digital, que debe ser solicitado por los proveedores para poder trabajar con esta herramienta.

Este paso obligatorio al mundo digital provoca a muchas empresas que tengan que modernizarse si no quieren quedarse sin tener como cliente a la Administración pública.

Dos hospitales han puesto en marcha un proyecto de “e-hospital” relacionado con la “e-health” que tiene como objetivo la gestión de la documentación sin papeles.

El sistema utilizado en el hospital Addenbrooke y el hospital Rosie son los primeros hospitales en Reino Unido en poner en marcha este sistema, con un presupuesto de 200 millones de libras. Sin embargo este protocolo conocido como “Epic's eHospital system” es el utilizado en los hospitales de Estados Unidos.

Con este método, las enfermeras pueden acceder a los expedientes de los pacientes en dispositivos portátiles como smartphones o tablets en lugar de esperar al documento en papel. Teniendo en cuenta ventajas como esta, la inversión no parece tan descabellada ya que repercutirá de manera directa en la calidad y servicio que se les ofrecerá a los pacientes.

El software actualmente contiene más de dos millones de expedientes de pacientes de los últimos cinco años y puede ser usado en más de siete mil ordenadores y dispositivos en los hospitales.

Por su parte, el personal de ambos hospitales tuvo que recibir la formación adecuada para aprender a manejar este nuevo sistema.

Este ejemplo nos sirve para apreciar lo importante que es en la actualidad la transición hacia la documentación electrónica, también en el caso de la gestión sanitaria. Resulta inusual que se invierta tanto en la gestión del conocimiento dentro de un hospital, pero en este caso se ha apostado por ello al darse cuenta de la importancia que tiene y la repercusión de la calidad de los servicios del sistema sanitario.

Alberto Ramos

Una buena gestión de la documentación sanitaria por el sistema sanitario repercute de manera directa en el servicio de que se le ofrece al paciente en el día a día. Así lo demuestra el Servicio de Salud de Castilla y León, el cual ha obtenido el premio 'CIO Directions 2014' a la innovación en el sector sanitario, galardón que reconoce la importante transformación que se está realizando en las tecnologías de la información y la comunicación (TIC).

Uno de los principales problemas en este caso se trata del crecimiento del volumen de documentos, lo que obliga a un mayor espacio de almacenamiento. Con el objeto de optimizar  los servicios prestados, se ha introducido la historia clínica electrónica del paciente, y se está trabajando en la integración de la misma a través del repositorio de datos a nivel autonómico.

Esta labor y las siguientes actuaciones previstas en los próximos años no habrían sido posibles sin una buena gestión documental por parte de profesionales que han prestado apoyo al personal sanitario en sus tareas de gestión y planificación.

Entre las ventajas de la gestión sanitaria se encuentra un menor tiempo de gestión, ahorro de papel y espacio, facilidad de acceso y la mejora de atención y servicio al paciente. La comunidad sanitaria debería tomar ejemplo de servicios de salud como el de Castilla y León, entre otros, y tomar la iniciativa en la modernización y mejora de sus servicios, para beneficio de profesionales y pacientes.

Alberto Ramos 

Para dar una buena prestación a los clientes que soliciten nuestros servicios de gestión documental es vital estar al día de las normas internacionales que están alrededor de este campo y la más importante es ISO 30300:2011. Este recurso nos sirve para tener una idea general de esta directriz de mano de la consultora independiente Carlota Bustelo Ruesta y colaboradora de la  Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), responsable de traducción de la norma ISO al castellano.

Como ella misma comenta, los documentos del presente (debido a la revolución digital) son diferentes a décadas pasadas, por lo que hay que dar soluciones diferentes para su tratamiento. De este modo si aplicamos unos principios sólidos tendremos ventajas en el flujo de trabajo de la organización, que como consecuencia supondrá un ahorro de tiempo y dinero además del aumento del conocimiento de la institución.

Alberto Ramos Alonso

En un bufete de abogados la gestión de la documentación y del conocimiento es tan importante como poseer un buen equipo de letrados. A pesar de ello la implementación de un sistema de gestión documental sigue sin tener la importancia que debiera dentro de la planificación estratégica.

En estos centros se manejan diariamente gran cantidad de información, generada tanto de manera interna como externa a la empresa. En el caso de la interna, estamos hablando de aquella tipología documental que es producida como consecuencia de su actividad. No pensar en su ordenación y clasificación para conservarla desde el principio provoca perder la oportunidad de crear una memoria colectiva, de gran valor tanto para los empleados presentes como futuros.

Por la otra parte, la externa sirve de apoyo para el trabajo diario. Si toda esta tipología documental es atendida de manera correcta, supondrá un valor añadido a la empresa. Sin un sistema que permita su rápida localización supondrá una pérdida de tiempo, esfuerzo, y como consecuencia  dinero; que no se pueden permitir. Además de establecer sistemas ágiles de localización, se tienen que fijar calendarios de conservación que muevan los documentos por el ciclo documental: archivo de oficina, archivo intermedio y archivo histórico. Todo ello se debe plasmar de forma clara en  una serie de normas para darlas a conocer a todo el personal.

El instrumento en torno al cual gira esta gestión son las bases de datos. Por lo tanto, es de gran importancia manejarlas; específicamente las bases de datos de legislación y jurisprudencia, en las cuales se encuentra el conocimiento exterior. La empresa debe tener en cuenta y usar las siguientes herramientas para trabajar para el cliente, así como bases de datos alimentadas de manera interna con los expedientes que generan sus casos. Actualmente el mercado oferta softwares que aúnan ambos cometidos para facilitar el trabajo del documentalista jurídico.

Alberto Ramos