El pasado 27 de abril de 2016 se publicó el Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al tratamiento de datos personales y su licitud, que deroga el anterior Reglamento general de protección de datos (Directiva 95/46/CE) y la Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas (Directiva 2002/58/CE).

El reglamento contiene los principios actualizados; los derechos del interesado; el responsable del tratamiento; las transferencias de datos personales a terceros países u organizaciones internacionales; las autoridades de control independientes; la cooperación y coherencia; recursos, responsabilidad y sanciones; disposiciones relativas a situaciones específicas de tratamiento; y actos delegados y actos de ejecución.

Además, se complementa con la Directiva 2016/680 relativa a la protección de las personas físicas en el tratamiento de datos personales por parte de las autoridades competentes, y la Directiva 2016/681 relativa a la utilización de datos del registro de nombres de los pasajeros para investigar delitos de terrorismo y delincuencia.

Patricia Lorenzo Bartolomé

Las fuentes de información de prensa son elementos esenciales y grandes fuentes de conocimiento  con un gran valor histórico: permiten el acceso y la consulta de prensa digital. Aunque la tipología es muy variada, hoy nos vamos a centrar en las Hemerotecas Históricas.

Son fuentes muy utilizadas en investigaciones, proyectos y búsqueda de información de contenido histórico. Los servicios que ofrece son la visualización de diarios y revistas históricas que han sido digitalizados y puestos en internet para ser consultados libremente. No solo se centran en la digitalización de imágenes, también se puedenn encontrar audios, imágenes gráficas, vídeos o libros en versión fascimilar, como es el caso de "La Biblioteca Virtual de Miguel Cervantes", que reúne obras hispánicas además de una variedad de recursos digitales.

Hoy os hablo de la hemeroteca Chronicling America: es una colección de imágenes y texto completo donde se puede encontrar más de 400 periódicos digitalizados entre 1860-1922 (aunque varía en función del periódico) procedentes de 23 estados: Arizona, California, Distrito de Columbia, Florida, Hawaii, Illinois, Kansas, Kentucky, Louisiana, Minnesota, Missouri, Montana, Nebraska, Nueva York, Ohio, Oklahoma, Oregon, Pensilvania, Carolina del Sur, Texas, Utah, Virginia y Washington.

Este recurso también incluye un directorio separado del propio periódico que proporciona información acerca de los periódicos estadounidenses publicados desde 1960 hasta la actualidad. Además ofrece una sección muy interesante: en ella publican las noticias más relevantes del mismo día en que se consulte el recurso.

Esta hemeroteca es un espacio digital para disfrutar e investigar sobre la cultura americana y conocer las noticias que antaño leían nuestros vecinos más extravagantes.

Enlace: http://chroniclingamerica.loc.gov/

Saúl Gómez Sánchez.

El pasado domingo se dio a conocer el denominado caso “Panamá Papers”, considerada como una de las mayores filtraciones de datos periodísticas de toda la historia, pues supone gran cantidad de información. Se trata de un bufete de abogados, Mossak Fonseca, en Panamá, que ha estado ayudando a blanquear dinero procedente de diversas personas y de diversas actividades durante los últimos 40 años.

Todo empezó hace algo más de un año, cuando un periódico alemán recibió una filtración de una fuente anónima con datos cifrados pertenecientes al mencionado bufete de abogados que permitía ocultar sus negocios para evadir impuestos mediante sociedades “offshore”. Lo que hacían era constituir empresas fuera del país de residencia para no tener que pagar impuestos.

El periódico llegó a recibir en total2.6 terabytes de documentos, fechados entre 1977 y 2016. Se pusieron en contacto con el Consorcio Internacional de Periodistas de Investigación (ICIG), el cual cuenta con 378 periodistas de 78 países distintos.

El trabajo que hicieron a partir de este momento fue una colaboración continua de revisión de cantidades masivas de datos, contraste de fuentes y difusión del contenido que se han ido encontrando, lo que ha permitido desvelar información de políticos, funcionarios públicos, empresarios e incluso deportistas. Entre el tipo de documentación que han ido encontrando tenían correos electrónicos, escrituras legales, certificados bancarios, fotocopias de pasaportes, declaraciones juradas, facturas, fotografías, PDF y extractos de la base de datos de Mossack Fonseca. En España la noticia ha sido difundida por El Confidencial y la Sexta.

Entre algunas de las personas implicadas presuntamente está el presidente ruso, Vladimir Putin, aunque no de forma directa; el primer ministro islandés, Sigmundur David Gunnlaugsson, el cual ha renunciado; el presidente de argentina, Mauricio Macri; el rey de Marruecos, Mohamed VI, a  través de su secretario particular; familiares de altos cargos chinos; el futbolista Lionel Messi, que junto con su padre son los únicos beneficiarios de la sociedad que tienen en Panamá; Pedro y Agustín Almodóvar, los cuales han asegurado que su situación está regularizada; Pilar de Borbón, la hermana del rey Juan Carlos, que ha sido presidenta de una empresa establecida un mes después de que el por entonces presidente, Juan Carlos, asumiera la Jefatura del Estado por el estado de salud de Francisco Franco. La sociedad fue disuelta cinco días después de que el actual rey Felipe VI fuera proclamado rey en 2014. Ella misma admite no haber incumplido ninguna obligación tributaria. Vargas Llosa tuvo una sociedad en el año 2010; sin embargo, se ha afirmado por la agencia literaria del escritor que no tuvo ninguna relación con esta sociedad, sino que debe de haber sido algún asesor de inversiones o intermediario.

Han estado analizando a la firma de abogados y el robo de documentos puede haber sido causado por un plugin de Wordpress y una versión antigua y no parcheada de Drupal. Mossak contaba con dos sitios web, uno que consistía en un escaparate de servicios elaborado con Wordpress y otro para compartir información sensible con los clientes de la firma, basado en Drupal. La versión de Drupal con la que contaban era antigua y se parcheó en 2014, pues los expertos en seguridad consideraban que los problemas eran tan graves que si no se actualizaba habría que empezar desde cero. En Mossak no la actualizaron, lo que hizo que su portal fuera altamente vulnerable. El otro problema estaba relacionado con un plugin de Wordpress, que tampoco había sido actualizado, lo que permitía al atacante tener acceso al servidor y poder ejecutar todo tipo de comandos como el encargado de recoger todos los ficheros del servidor.

Es importante destacar la colaboración de diferentes profesionales y el fenómeno global que se ha conseguido con ello y la interdisciplinariedad de todos. Además, sobresale la importancia de actualizar los servicios de información digital en todo momento porque pueden como podemos ver la falta de actualización ha dado lugar a problemas en los sistemas de seguridad.

Beatriz Mimosa

En los últimos años las auditorías han crecido de manera exponecial además de sus tipologías. Estas auditorías no solo se encargan de examinar los recursos financieros de una institución privada, sino que estas propuestas se han ido incluyendo en los centros de información.

Esta tipología de auditoría es una herramienta de gestión de información que tiene que proporcionar información sobre el proceso de gestión y organización del centro. En el mundo bibliotecario es aún temprano hablar de este tipo de procesos ya que no se han desorrollado con la suficiente claridad por el hecho de que no está consilidado.

El ámbito de aplicacion:

•         Evaluación del redimiento

•         planifiación estratégica

•         control interno

•         Calidad de información

•         Auditoria de la informacion

•         Gestión de riesgos internos

•         Gestión de la información

•         Conducta informativa

•         Detección necesidades de información

•         Estudios de usuarios

Para que el concepto se quede más claro, entendemos por auditoría de información como aquella que "establece las necesidades de información de la organización o ámbito de apliación en la auditoría, determina como los recursos de información dan respuesta a estas necesidades y establece unas pautas de mejora del recurso información".

Estos son algunos de los recursos de información que se pueden encontrar, aunque naturalmente hay muchos más:

•         Sitios webs

◦         Según el contenido que ofrezcan

◦         Rendimiento del hardware utilizado

◦         Usabilidad: La facilidad con la que se maneja

◦         Publicidad

•         Gestión de información

◦         Forma de acceso

◦         Indexación

◦         Conocer la mejor manera de recuperar la información

◦         Establecer criterios en los roles para el acceso

Lo que se pretende es evaluar las herramientas que el centro de información tiene, con el fin de conocer si cumplen o no con las necesidades y objetivos, en el caso de haya deficiencias durante el proceso a examinar proponer soluciones factibles para dichas herramientas.

Saúl Gómez Sánchez

La entrada de este nuevo año trae consigo la puesta en marcha del objetivo “papel Cero” en los juzgados españoles promovido por el Ministerio de Justicia y consistente, como su nombre indica, en la desaparición de toda la documentación en soporte papel.

Lexnet, una plataforma de intercambio seguro de información entre los órganos judiciales ha sido la encargada de llevar a cabo este objetivo. Esta plataforma lleva funcionando desde 2004 de forma pionera en los juzgados leoneses. Actualmente cuenta con más de 52.000 usuarios y es utilizado en más de 3.500 órganos judiciales y según las cifras las comunicaciones para intercambiar información ascienden a 160 millones

Aunque la cifra suena bien y parece que progresa muy bien, la realidad es bastante diferente porque el programa aún no ha llegado al 100% de los implicados. En León, la ciudad pionera, falta aún el paso más difícil, la instalación del Sistema de Gestión Procesal que complementa a Lexnet. A este último paso se une la preocupación de los jueces a la hora de llevar a cabo la digitalización de los expedientes.

Declaraciones de la presidenta de la Audiencia Provincial de León, Ana del Ser, recordaba recientemente que "León fue pionera en el sistema Lexnet" y reconocía las dificultades para poder activar el 'papel cero' de forma definitiva. "Estamos avanzados. Es cierto que hay problemas. Los procuradores se manejan muy bien con este sistema telemático y los abogados tienen que incorporarse pero es cierto que están un poco preocupados por cómo se desarrolle. No vamos mal pero es complicado cumplir con la previsión de la Ley de Enjuiciamiento para enero de 2016 de 'papel cero'. 

Según el Ministerio de Justica, el objetivo podría alcanzarse en un plazo de 6 meses en concreto el 7 de julio de 2016,fecha fijada por la Ley de Enjuiciamiento Civil para que las comunicaciones entre abogados, procuradores y tribunales se realicen por medios telemáticos. A pesar de la existencia de una fecha el proceso puede alargarse hasta final de año debido a la lentitud en la aplicación de procesos de firma electrónica.

Jezabel Blanco Elvira

Como consecuencia a las malas acciones cometidas tanto por empleados como por representantes de la empresa en materia de protección de datos, uso indebido de la información o la mala conservación documental, será a partir de ahora responsabilidad penal de la persona jurídica, gracias a que el pasado 1 de julio entró en vigor la Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, por la que se modifica la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal. Esta ley aborda aspectos interesantes respecto a la gestión de la información y datos electrónicos.

Una de las partes del texto que ha sufrido más cambios ha sido la Directiva 2013/40/UE relativa a los ataques contra los sistemas de información y la interceptación de datos electrónicos, más concretamente el artículo 31bis en el que establece que las personas jurídicas serán plenamente responsables de los delitos.

¿Qué requisitos deberán cumplir los modelos de organización y gestión?

·         Identificarán las actividades en cuyo ámbito puedan ser cometidos los delitos que deben ser prevenidos.

·         Establecerán los protocolos o procedimientos que concreten el proceso de formación de la voluntad de la persona jurídica, de adopción de decisiones y de ejecución de las mismas con relación a aquellos.

·         Dispondrán de modelos de gestión de los recursos financieros adecuados para impedir la comisión de los delitos que deben ser prevenidos.

·         Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.

·         Establecerán un sistema disciplinario que sancione adecuadamente el incumplimiento de las medidas que establezca el modelo.

·         Realizarán una verificación periódica del modelo y de su eventual modificación cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes de sus disposiciones, o cuando se produzcan cambios en la organización, en la estructura de control o en la actividad desarrollada que los hagan necesarios.

Tras la implementación de esta nueva reforma, la empresa Iron Mountain España quiso recalcar la importancia de tomar una serie de medidas para garantizar una gestión documental eficaz y segura. Para ello la empresa ha presentado un estudio conjunto con IDC recomendando a la organización implementar una serie de procesos.

·      Contratar a un Responsable de Datos para supervisar y obtener valor de su archivo de datos, colaborando con el Responsable de Operaciones y el Responsable de Información con el fin de establecer estrategias de negocio y datos a largo plazo.

·      Desarrollar mapas de información de todas las fuentes y almacenes de datos (y su valor) que hay en su empresa.

·      Implementar una estrategia holística y consistente de archivo de información que dé respuesta a los calendarios de conservación de datos, casos de éxito, el valor de los datos, la necesaria accesibilidad y los costes del almacenamiento.

·      Comunicar de forma clara a los empleados las políticas y normativas.

·      Considerar trabajar con un proveedor externo con experiencia específica capaz de ayudar a optimizar sus soluciones de archivo a la vez que se liberan los recursos internos de TI para poder centrarse en un trabajo más estratégico e innovador.

Esta nueva ley, junto con la propuesta realizada por Iron Mountain España, tienen como objetivo dar un toque de atención a todas aquellas empresas que se tomen en serio la gestión documental y garantizar que dichas organizaciones no utilicen de forma fraudulenta la información, además de cumplir con las normas legales de conservación de documentos.

Saúl Gómez Sánchez

La Subdirección General de Archivos Estatales ha editado un manual interno con la aprobación de la Comisión Ministerial de Administración general para gestionar los documentos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Esta manual se divide en tres grandes apartados, que a su vez se dividen en otros subapartados, entre los que destacamos:

-         Política de gestión de documentos electrónicos

o    Objeto y Alcance de la Política.

o    Actores y responsabilidades.

o    Procesos de gestión documental: captura, registro, clasificación, descripción, acceso y trazabilidad, calificación, conservación, transferencia, destrucción y eliminación.

o    Asignación de metadatos.

-         Procedimientos instrumentales para la gestión de documentos

o    Firma electrónica.

o    Protocolo de digitalización de documentos.

o    Copiado auténtico de documentos

-         Referencias

Los objetivos marcados por el propio MECD con este documento:

·         Establecer y documentar el conjunto de criterios comunes para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos producidos o custodiados por el Departamento Ministerial y sus organismos dependientes.

·         Asegurar la disponibilidad e integridad de los metadatos necesarios para la adecuada gestión, conservación y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos.

·         Dar cumplimiento al mandato recogido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) que obliga a las Administraciones Públicas a “establecer las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida”.

·         Asignar responsabilidades a los diferentes actores implicados en la gestión documental.

·         Establecer los requisitos de los distintos procesos del tratamiento archivístico del documento y expediente electrónico (conservación, transferencia, eliminación y acceso).

Este manual es digno de analizar por ser un documento de un órgano oficial que se preocupa  por sistematizar la gestión del documento electrónico.

Acceso al documento

Anexo

Alberto Ramos Alonso

El gobierno y la administración de Galicia llevan desde el año 2010 intentando conseguir realizar el proyecto de total digitalización de los procesos administrativos.

La sede electrónica comenzó a funcionar en el 2011, siguiendo las medidas dadas por la Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia en el Plan de Gobierno y Administración Digital 2020. El último paso para conseguir esta realidad digital es la terminación del Archivo Digital de la Xunta, gracias al cual ya se pueden realizar 1000 gestiones de forma exclusivamente digital (conformando más del 60% del total de procedimientos que se pueden realizar en esta administración). La última barrera que se tiene que derribar es el uso obligatorio del DNI electrónico o certificados digitales para acceder a estos procedimientos, ya que muchos ciudadanos no familiarizados con estos recursos terminan acudiendo a las oficinas físicas para terminar de gestionar sus documentos. Para evitar esto se creó el servicio Chave 365, que permitiría acceder a la sede solo con unas claves que el usuario recibiría en el móvil. Desde el pasado mes de septiembre ya se puede solicitar este servicio en cualquier oficina de registro de las delegaciones de la Administración Autonómica.

Sara Paz Mongil

Neodoc es una plataforma de gestión documental y de contenidos empresariales, la cual aporta soluciones para capturar, archivar, clasificar, buscar, versionar y compartir documentos. Esta empresa ha realizado una encuesta para conocer cuál es el sector más susceptible de necesitar una gestión documental. Muchos han sido los expertos en esta materia que han querido mostrar su opinión y argumentos a través de la encuesta lanzada el pasado mes de noviembre.
Es obvio que a nivel general todos los sectores necesitan un cambio en sus modelos de gestión documental, judicial o legal, el sector de la salud, financiero, construcción, petróleo, farmacéutico, turístico, logístico y asesorías, pero según los expertos y por encima de todos ellos el palmarés se lo lleva el Sector Público con un 87.5%. La medalla de plata es para el Sector Salud con un 62.5% y la medalla de bronce el Sector Legal con el 50%.
"Todos los sectores son susceptibles de esta necesidad, la gestión documental no está reñida por un sector en particular". Esto era lo que explicaba Valseca, mientras que Tecnosolutions decía "en cualquier sector se genera documentación, por tanto cualquier empresa puede tener esta necesidad"; y que "destacar un sector en particular es difícil, debido a que la producción documental es diferente y tiene sus particularidades", según dice Didier Hurtado.
La conclusión básica a la que se llega tras las opiniones casi unánimes de los expertos es que "ningún sector está excluido de la gestión documental".

Saúl Gómez Sánchez