En muchas áreas de conocimiento oímos hablar de la digitalización de documentos, que posteriormente las empresas u organizaciones ponen a disposición del público en sus páginas web; aunque no siempre es así, puesto que se puede utilizar para la mejora de la gestión de expedientes.

En el caso en el que nos centramos hoy, la salud, es más que evidente esa necesidad de tener en el momento preciso los expedientes de los pacientes. De esta forma mejoran la calidad del servicio que ofrecen.

Se busca mejorar los servicios de salud que se ofrecen a los ciudadanos, un mayor rendimiento y mejora en la capacidad de los hospitales, puesto que con la digitalización se realiza un ahorro importante del papel. También, se evitan errores de localización de los expedientes cuando diferentes médicos están tratando a una persona. Todo ello se hace con control de acceso y garantizando la seguridad y privacidad de los pacientes.

En España ya hay hospitales que están en camino para seguir esta línea de trabajo, tales como el Servicio Andaluz de Salud, el Hospital de la Rioja o el de Valladolid. Lo que hacen es integrar la información del paciente de tal forma que todos los diagnósticos, prescripción de fármacos, cuidados e informes de altas estarán accesibles para el médico de familia, permitiendo la integración de información procedente de todos los ámbitos asistenciales, proporcionando un acceso rápido y sencillo a los médicos.

Es más que evidente las ventajas que supone este avance. Dentro de algunos años, nos encontraremos con hospitales sin papel.

Beatriz Mimosa

El portal de Archivos de Castilla y León es aquel que permite acceder a la información relativa a los distintos archivos que conforman el Sistema de Archivos de Castilla y León.

Este sistema lo conforman un conjunto de órganos, centros y servicios cuyo objetivo principal es la conservación y difusión del Patrimonio Documental. Además, está regulado por el Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León.

Los archivos que forman parte están distribuidos a través de una red central y nueve redes provinciales, de tal modo que custodian los documentos, los organizan y difunden. De esta forma, garantizan los derechos de los ciudadanos como fuentes de información para la investigación y la gestión administrativa.

En la página principal tenemos información destacada y novedades sobre los archivos que conforman el sistema. Además, podemos solicitar documentos y hacer búsquedas de fondos que nos puedan interesar.

En el buscador nos permiten diferenciar entre fondos públicos y privados, el archivo y la provincia en la que se encontrarán dichos fondos. Cuando hacemos las búsquedas y accedemos a uno de los resultados proporcionados, vemos la información del fondo, la cual sigue la norma internacional ISAD (G).

En la parte superior de la página de inicio tenemos varias opciones:

• Nuestros archivos. Aparecen los distintos archivos del sistema: Archivo General de Castilla y León, Archivos Históricos Provinciales, Archivos Centrales    de la Consejería, Archivos Territoriales y otros Archivos Autonómicos.
•  Área profesional. Proporciona información archivística específica: normas técnicas, reglas y calendarios de conservación, y fondos y colecciones.
•  Qué servicios ofrecemos. Básicamente son tres: al ciudadano, a la administración, y servicios en línea.
•  Actividades y recursos. Se divide en tres subapartados: exposiciones, fuentes documentales y temas de interés, y actividades educativas.

Beatriz Mimosa

El gobierno abierto se encarga de comunicar de forma bidireccional y abierta a la administración y a los ciudadanos. La tecnología es la encargada de permitir el cambio cultural y formativo de este movimiento.

A la hora de establecer esta iniciativa se parte de que la información procedente de la Administración es patrimonio de los ciudadanos, por lo tanto, deben poder acceder a dicha información.

Promueve la liberación de datos, que se puedan reutilizar mediante formatos determinados y procedentes de diferentes organizaciones. Por ello, es considerada una obra abierta aquella que permite una disponibilidad íntegra de acceso y que posibilita la redistribución y la licencia para la reutilización. Se incluyen contenidos como música, películas o libros, pero también datos científicos, históricos, geográficos o incluso información gubernamental o de otras administraciones públicas.

En el presente artículo nos proporcionan algunos ejemplos, algunos procedentes de gobiernos nacionales, como puede ser el proyecto de apertura de la Administración de EE.UU., o el ejemplo del gobierno de Reino Unido, el cual es más ágil que el estadounidense. Otros ejemplos proceden de gobiernos municipales, como el de la ciudad de Vancouvero el de la ciudad de San Francisco. Todos estos proyectos son buenas iniciativas. En el caso español, contamos con el Plan Avanza 2, cuyo objetivo es la eliminación del papel en la administración pública en el presente año. Por ello, habrá que comprobar si lo han conseguido. De lo contrario, habrá que promover nuevos proyectos o iniciativas.

Para poder acceder al artículo:

FERRER-SAPENA, A., PESET, F. y ALEIXANDRE-BENAVENT, R. 2011. Acceso a Los Datos Públicos y Su Reutilización: Open Data y Open Government. El Profesional de la Información, vol. 20, no. 3, pp. 260-269. ISSN 1386-6710. DOI 10.3145/epi.2011.may.03.

Beatriz Mimosa

Este proyecto es un laboratorio de ideas creado dentro del grupo de investigación TIC 238. Su lista de miembros está formada por más de medio centenar de profesionales de una gran variedad de universidades de Granada, Madrid, Zaragoza o Valencia como también de empresas como el Banco de España.

Su objetivo es poner en contacto a personas interesadas en realizar investigaciones y publicaciones en torno a temas como la recuperación de información, datos abiertos, repositorios digitales, software de archivos y museos.

Esta clase de iniciativas son el lugar donde saldrá la vanguardia en el campo, por lo que siempre se tiene que tener un ojo sobre ellas.

Alberto Ramos

El problema de la normalización en el campo de los archivos es algo en lo que se lleva trabajando mucho tiempo. En España este interés comenzó a finales de la década de los 80, época de desarrollo y explotación de las nuevas tecnologías.

La NEDA pretende proporcionar a los archiveros españoles estándares nacionales que puedan aplicar a los documentos de archivo, contando con la participación de la comunidad archivística española. Esta norma se adapta al contexto, se puede aplicar a cualquier tipo de documento y es compatible con los principios de la descripción archivística, las normas internacionales y la práctica archivística española.

En ella se han identificado seis tipos de entidades principales: documentos de archivo, agentes, función y divisiones, norma, tema y lugar. Hoy lo que os ofrecemos son unos vídeos procedentes del Ministerio de Cultura que nos explican las relaciones de este modelo conceptual. Para acceder a ello pulsa aquí.

Beatriz Mimosa

El presente artículo está centrado en la conservación de documentos digitales.
El autor menciona a Rothenberg, el cual considera que la forma de preservar estos documentos es similar a la de los textos en formato papel, pues o bien se copia a su idioma original o bien se traduce, y para esto no dependemos del formato en el que se encuentren los documentos. En ambos casos hay que plantear políticas de actuación y existen múltiples proyectos que, al final, comenta.

Los proyectos que están planteados actualmente se centran en información administrativa fundamentalmente, pero el autor considera que esto se debería hacer con todo tipo de expresión cultural, desde las imágenes a los videojuegos. Considero que tiene toda la razón porque actualmente nos expresamos de formas muy variadas, y para poder preservar nuestra memoria habrá que conservar todo tipo de información.

La preservación digital tiene que contemplarse desde diferentes puntos de vista, pues dependemos de la tecnología. Por ello, según el autor, la preservación digital ha de basarse en la de los soportes de almacenamiento y en la actuación que evite que el avance tecnológico deje inaccesible la información digital, ya sea mediante migración, emulación, conservación de la tecnología u otros métodos que explica con detalle. Todo ello cumpliendo tres puntos de garantía que aseguren: originalidad, autenticidad y la integridad del objeto de información o de la información misma.

Aquí es donde los metadatos son cruciales, pues deben poseer aquella información esencial para el desarrollo adecuado de las actuaciones que hay que seguir en las tareas de preservación. Proporcionarán información de diversa índole: sobre el tipo de formato, modificaciones realizadas sobre el mismo y otras informaciones relevantes. Nos presenta los tipos de metadatos conservacionales propuestos por el CIA (Consejo Internacional de Archivos) y sus particularidades.

Para la disposición de los metadatos y su tratamiento se plantean dos posibilidades: embeber esa información en el propio documento, o bien crear un documento independiente para el almacenamiento de los metadatos, vinculado al original. Existen proyectos desde los dos puntos de vista. Así, el autor explica diferentes proyectos en los que el empleo de metadatos es fundamental para la conservación de documentos digitales: Dublin Core Metadata Initiativa Preservation Working Group, Premis Working Group,  The Cedars Project. Metadata for digital preservation,The National Library of New Zealand, o el proyecto de Library Of Congress.

Si estáis interesados en el artículo:

CANDÁS ROMERO, J. 2006. El papel de los metadatos en la preservación digital. El Profesional de la Información, vol. 15, no. 2, pp. 126-136. ISSN 1386-6710.

Beatriz Mimosa

Mañana, 13 de Mayo, tendrán lugar en el salón de actos del Círculo de Lectores, de Barcelona, una jornada abierta sobre digitalización y piratería, cuya entrada es gratuita.

La jornada será de 19:00 a 21:00 horas y está organizada por la Universidad de Alcalá, el Gremio de Editores de Cataluña e IPECC. Esta será la primera sesión del total de cuatro que habrá entre los meses de mayo y junio.

Las jornadas pertenecen al Máster en Edición Digital y hablarán de las verdades que hay sobre la piratería de los libros electrónicos. Contarán con las ponencias del director comercial de Lektu y del director de Nubico.

Letku se trata de una plataforma para la venta de ebooks que no incluyen DRM, mientras que Nubico es una plataforma de lectura digital con un modelo de suscripción. Ambas opciones son diferentes y muy actuales y buenas para este mundo nuevo que suponen las nuevas tecnologías y la lectura. Es una iniciativa muy interesante porque podremos ver cómo piensan diferentes personalidades de ámbitos similares.

Beatriz Mimosa

El Archivo Municipal de Alcolea (Almería) ha estado y sigue en este momento, realizando una ordenación y clasificación de los documentos de carácter oficial que están albergados en él.

La catalogación se comenzó en Julio de 2013, y no poseían trabajo de documentación en ese momento. Los papeles se amontonaban y su acumulación hacía imposible la consulta de los documentos, por lo que el material se encontraba en malas condiciones.

La primera parte del proceso consistió en una exhaustiva limpieza. Posteriormente, realizaron la clasificación, etiquetado, informatización y colocación de los materiales.La clasificación se ha hecho por años y temas, y está integrada en una base de datos que permite el acceso a los documentos. De momento, tienen clasificada de manera adecuada la documentación registrada hasta 1990, y han recuperado documentos históricos que creían perdidos.

Consideran que el trabajo que han realizado es difícil por el estado en el que se encontraban algunos documentos, y también porque no ha habido tareas similares de ordenación en los años anteriores.

En su trabajo siguen las pautas y directrices que marcan las normas de Archivística y catalogación, de modo que han creado cuatro tipo de archivos: de gestión, central, intermedio e histórico.

Esta iniciativa por parte del archivo es el ejemplo que deberían seguir todos los centros. De esta forma garantizarán el acceso a la información y proporcionarán a la documentación su adecuado tratamiento para que los ciudadanos e investigadores puedan consultar.

Beatriz Mimosa

Debido a la importancia que están adquiriendo para las empresas los softwares de gestión documental, el comparador Buscoelmejor ha realizado una encuesta a 19 empresas españolas que comercializan programas de gestión documental. Así, la empresa que esté pensado en cuál adquirir podrá tener en cuenta este estudio, que tuvo las siguientes conclusiones:

-        Gran optimismo entre las empresas en sus ventas durante este año.

-        Casi la mitad de las empresas ya se mueven en Latinoamérica y casi la otra mitad tiene pensado conseguir cuota de mercado a corto plazo en ese territorio.

-        Solamente una de las empresas se dedica en exclusiva a hacer este tipo de software.

-        La mayoría de ellas ofrece en su producto la opción de usar la nube como sistema de almacenamiento de los documentos.

-        Todas tienen datos para asegurar que sus clientes recuperan lo invertido en el programa en un periodo de tiempo inferior a un año, al igual que todas afirman que sus clientes implementan el programa en un periodo inferior a medio año.

A la luz de estos datos se puede hablar de un presente, y sobre todo de un futuro, prometedor para estas empresas por el aumento de ventas y su expansión a Latinoamérica. Hace unos años, el número de empresas que desconfiaban en comprar este tipo de programas era mayor, pero ha ido disminuyendo por razones como que el coste de estos ha bajado por el avance tecnológico o un mercado más competitivo -al aumentar las empresas en el sector- y, por otra parte, ha aumentado la concienciación de las empresas a favor de su uso por fenómenos como el de la nube o la digitalización.

Alberto Ramos Alonso

Muchos españoles han pasado por campos de concentración nazi durante la guerra. Este año es el 70 aniversario de la liberación de esos campos, por eso se ha lanzado esta web con grandes cantidades de información y materiales consultables. La mayoría de este trabajo es fruto de un periodista, Carlos Hernández, licenciado en Ciencias de la Información en la Universidad Complutense de Madrid.

Tenemos materiales cuya procedencia es de diversa índole, algunos los ceden los propios deportados y otros los familiares de estos. Hay fotografías, listados originales creados por las SS, extractos del libro de registro de Mauthausen, etc.

En la web se habla de los diferentes responsables que ayudaron de diferentes formas en el sufrimiento de estas personas. El autor puntualiza que la presencia española en estos campos ha estado olvidada y ha sido ignorada en nuestra historia. Durante los cuarenta años de la dictadura franquista, el régimen ocultó este hecho, pero la llegada de la democracia no ha servido para que se conozcan y se reconozcan.

Proporcionan un vídeo en el que aparecen trece deportados, haciendo un tributo a los más de 9.000 españoles que en su momento pasaron por los campos de concentración.

Beatriz Mimosa