La Universidad de Alicante ha aprobado por unanimidad el pasado 21 de enero la administración automatizada en su reglamento. Este ha sido redactado por los servicios jurídicos, la Secretaría General y el Vicerrectorado de Tecnologías de dicha universidad, y ofrece soporte legal a las herramientas electrónicas que usaba para tramitar expedientes y realizar procedimientos como la firma electrónica, la impresión segura, la digitalización de documentos y el voto electrónico.

El reglamento regula de forma integral los métodos y las responsabilidades en la descripción de los procesos, la supervisión del funcionamiento, el contenido y los documentos, y sitúa a la Universidad de Alicante como pionera en el ámbito de la administración electrónica.

Este hito supone un antes y un después tanto para los alumnos de dicha universidad -puesto que podrán realizar esos tediosos trámites burocráticos que anteriormente suponían una serie de paseos y tiempos de espera en colas-, como para los propios trabajadores de los servicios administrativos de la universidad, liberándoles de la carga de trabajo que supone esta parte de atención al público, que se verá reducida, y podrán dedicar ese valioso tiempo para la mejora de otros aspectos también importantes para la universidad, con el fin inolvidable de facilitar al estudiante universitario la concentración en su principal cometido: ser el mejor graduado posible. Ahora sólo cabe esperar que continúe con la implantación en otras vías y que otras universidades y entidades sigan su ejemplo.

Patricia Lorenzo Bartolomé

Como ya hemos tratado anteriormente en ArchivPost, la Xunta de Galicia está realizando grandes avances en sus procedimientos administrativos para conseguir, en poco tiempo, una administración totalmente digitalizada en la que los ciudadanos puedan realizar desde sus casas cualquier consulta o procedimiento administrativo, sin tener que desplazarse a cualquier oficina del Gobierno para solucionar ciertos trámites.
Se pretendía, con el Plan de Modernización de la Administración Central de la Xunta, aumentar un 300% el número de consultas de interoperabilidad del 2014, alcanzando en 2015 (aún no disponemos de la  confirmación oficial de que se haya alcanzado este objetivo) el millón de consultas. Con esto, se pretenden reducir las cargas administrativas en 5 millones y medio de euros anuales.
Además del servicio “Chave 365”, del que hablamos este mes de enero, podemos encontrar otros recursos y aplicaciones, como por ejemplo la Plataforma de Interoperabilidad Pasaxe!, que evitó en el 2014 que 30.000 documentos tuviesen que ser depositados presencialmente. En esta plataforma se pueden encontrar y enviar aproximadamente 30 tipos de certificados, entre los que se encuentran el impuesto de actividades económicas o la consulta de poderes notariales. Además, en el 2015 se añadieron los certificados de familia numerosa o el de discapacidad.
Los gallegos también cuentan con el servicio Notific@, que permite el envío y recepción de notificaciones electrónicas mediante un buzón electrónico personal, que evitará el desplazamiento a oficinas para recoger o depositar documentación para rellenar. En esta aplicación podemos encontrar más de 50 procedimientos digitalizados completamente.
Por último, además, el Gobierno está impulsando la administración abierta 24/7, los 365 días del año. Para ello, además de un total de 20 aplicaciones móviles para diferentes servicios del ámbito educativo (abalarMóbil), la juventud (Carné Xove), meteorología, pesca o turismo, entre otros, ofrece un portal llamado Abert@s, en el que se ofrecen más de 300 conjuntos de datos abiertos para su reutilización. Estos datos también abarcan varios campos: desde geografía hasta economía.
 

Sara Paz Mongil

El gobierno y la administración de Galicia llevan desde el año 2010 intentando conseguir realizar el proyecto de total digitalización de los procesos administrativos.

La sede electrónica comenzó a funcionar en el 2011, siguiendo las medidas dadas por la Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia en el Plan de Gobierno y Administración Digital 2020. El último paso para conseguir esta realidad digital es la terminación del Archivo Digital de la Xunta, gracias al cual ya se pueden realizar 1000 gestiones de forma exclusivamente digital (conformando más del 60% del total de procedimientos que se pueden realizar en esta administración). La última barrera que se tiene que derribar es el uso obligatorio del DNI electrónico o certificados digitales para acceder a estos procedimientos, ya que muchos ciudadanos no familiarizados con estos recursos terminan acudiendo a las oficinas físicas para terminar de gestionar sus documentos. Para evitar esto se creó el servicio Chave 365, que permitiría acceder a la sede solo con unas claves que el usuario recibiría en el móvil. Desde el pasado mes de septiembre ya se puede solicitar este servicio en cualquier oficina de registro de las delegaciones de la Administración Autonómica.

Sara Paz Mongil

La Decisión (UE) 2015/2240 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de noviembre de 2015, por la que se establece un programa relativo a las soluciones de interoperabilidad y los marcos comunes para las administraciones públicas, las empresas y los ciudadanos europeos (programa ISA2) como medio de modernización del sector público, fomenta la interoperabilidad y las soluciones comunes en la Unión.

Entre sus objetivos, pretende fomentar una interacción electrónica transfronteriza entre administraciones públicas, empresas y ciudadanos; apoyar políticas y actividades de la unión; y reutilizar las soluciones de interoperabilidad por las administraciones públicas. Para ello, evaluará las implicaciones en tecnologías de la información y comunicación de la legislación, los costes y las aplicaciones; divulgará y mantendrá la plataforma; desarrollará nuevos servicios y herramientas de interoperabilidad; e identificará y fomentará buenas prácticas de interoperabilidad.

El contenido de esta iniciativa se apreciará en la reducción de los tiempos de respuesta en la interacción, la reutilización de soluciones existentes, la automatización de transacciones y la mejora de la prestación de servicios, por lo que únicamente nos queda esperar por su buena aplicación para que sea efectiva.

Una información más detallada se puede consultar en la página web oficial de EUR-Lex: Access to European Union law.

Patricia Lorenzo Bartolomé

Durante años se ha estado luchando por un libre acceso a los documentos de la Guerra Civil española. Tanto los investigadores como los familiares ven injusto que estos archivos, por el hecho de pertenecer a una etapa conflictiva en nuestro país, sean inaccesibles e inutilizables, y han estado intentando que esta situación cambie. Después de múltiples discusiones y procesos burocráticos, por fin parece que estos archivos saldrán a la luz.
En el 2005 la Generalitat reclamó al Gobierno Central la devolución de los documentos catalanes a su comunidad correspondiente, ya que hasta ese momento se encontraban en diferentes puntos físicos del país, entre otros el Archivo General de la Guerra Civil en Salamanca, o el Archivo Histórico Nacional de Madrid. El gran paso de esta comunidad desencadenó que otras la imitaran, reclamando que la gestión de estos documentos debería ser llevada por los gobiernos de las comunidades autónomas correspondientes.
Actualmente toda la documentación del Archivo Histórico de Madrid correspondiente a la comunidad gallega se encuentra ya digitalizada (mediante el proyecto llevado a cabo por PARES), a falta de terminar la digitalización de las descripciones del material, por lo que el paso siguiente será el envío de la copia digital al gobierno autonómico. Una vez recibida, la Xunta se encargará de difundirla a través de la web Galiciana, biblioteca digital de la comunidad impulsada por la Consellería de Cultura, y a través del Archivo Digital de Galicia (ARPAD).
Para agilizar y controlar este proceso, la Xunta sacó el año pasado la Lei de Arquivos e Documentos de Galicia. Mediante la misma se garantiza el acceso, la conservación y la difusión del patrimonio gallego. Además de los documentos próximamente disponibles en ambas webs, encontramos en Ferrol el Archivo Militar Intermedio de la Región Militar Noroeste, en el que se almacenan más de 8 kilómetros de estanterías que contienen más de 15.000 causas judiciales de la revolución de 1934 y la Guerra Civil, y toda la documentación relacionada con la República, guerra y postguerra en Galicia.

Sara Paz

Movietag  permite crear etiquetas públicas o privadas para películas. Podremos obtener información relacionada con estas películas y algo muy interesante, establecer nuestros comentarios  y valoraciones.
La plataforma integra su propia cuenta de usuario como demostración, la cual utilizaremos para probar algunas de sus herramientas. Esto nos permitirá conocer el funcionamiento de la misma antes de crear nuestra propia cuenta de usuario.
El registro es sencillo y se realiza mediante un formulario muy simple que tan solo nos llevará unos pocos segundos completar. Una vez finalizado y validado dicho registro, ya tendremos acceso a la sección de búsquedas de títulos. Dicha sección permite buscar por títulos disponibles en su librería, la cual cuenta con más de 250.000 títulos disponibles a día de hoy. De esta gran variedad de títulos podremos seleccionar el que queramos.
Mediante las etiquetas nos organizaremos, utilizándolas para crear diferentes categorías para los títulos seleccionados o para diversas opciones que nosotros determinemos. Por ejemplo; podremos asignar una categoría a un título determinado y, al mismo tiempo, asignar otra como pendiente de ver. Cada etiqueta posee su propia página, en la cual aparecerán listados todos los títulos que hayamos asignado a la misma.
Gracias a que Movietag posee un diseño que se adapta a cualquier dispositivo, permite que gestionemos nuestras colecciones desde un smartphone hasta en un ordenador de sobremesa, siempre y cuando contemos con un punto de acceso a la red.

Francisco del Hoyo

La presencia de todos nosotros en las redes sociales es cada vez más activa. Toda o prácticamente toda la población mundial tiene una cuenta en la red social Facebook, en la que compartimos y publicamos muchas fotografías y vídeos con nuestros amigos.
Aunque parezca macabro hablar de este tema, es algo que no debemos olvidar y hemos de pensar en qué ocurrirá con nuestras redes sociales cuando fallezcamos. A este hecho se le denomina "muerte digital", en el que también entra en juego el derecho al olvido.
Para evitar que todos los archivos personales que tenemos colgados en las redes sociales o en diferentes plataformas en la nube queden para siempre publicados en la red, deberíamos hacernos un testamento digital, del que las empresas ya han empezado a hacerse eco. Alguna ha empezado a ofrecer este servicio, como es Tellmebye. Esta empresa catalana convierte a los herederos en albaceas de contenido virtual, de tal forma que cuando el propietario de la cuenta fallece, esta empresa les hace entrega de los derechos y contraseñas de las cuentas en las redes sociales.
En cuanto a esto, la red social Facebook en Estados Unidos ofrece la posibilidad de nombrar un heredero de la cuenta, para que la gestione y finalmente pueda cerrarla cuenta en caso del fallecimiento del titular. En los países en los que esta opción no está disponible, existe la posibilidad de convertir la cuenta en una cuenta conmemorativa o eliminarla mediante una solicitud en la que se debe presentar el certificado de defunción.
Twitter también permite eliminar la cuenta mediante una solicitud en la que piden datos como DNI y certificado de defunción. Pero Twitter no se queda tan solo en el hecho de cerrar la cuenta, sino que ofrece un servicio en el que el derecho al olvido entra en juego dando la oportunidad de eliminar archivos gráficos, pero la red social valorará el contenido dependiendo del valor informativo o del interés público.

Jezabel Blanco

Con la llegada de los documentos electrónicos y, posteriormente, la firma electrónica, tenemos numerosas posibilidades para firmar un documento con facilidad y rapidez. Quizá las formas más conocidas precisen uso de un ordenador, pero aquí os presentamos una serie de aplicaciones móviles con las que podemos realizar esta labor.

-          DocuSing: Permite firmar el documento con el dedo o insertar en él una firma que previamente teníamos guardada.

-          Adobe Reader: Permite firmar el documento con el dedo o con un lapicero electrónico.

-          SINGnificant: Permite rellenar PDF, incluyendo la firma del documento.

-          SingNow: Permite abrir y firmar documentos desde el e-mail, la nube o aquellos que tengas guardados previamente en tu dispositivo. Admite Word y PDF.

-          SingEasy: Acepta numerosos formatos y, al igual que las aplicaciones mencionadas previamente, permite firmar los documentos agregando textos con la mano.

Todas las aplicaciones mencionadas anteriormente son compatibles con el sistema operativo Android, pero no todas son válidas para iOS. Gracias a ellas podemos ahorrar un gran trabajo a la hora de firmar documentos directamente sin necesidad de imprimir los mismos, teniendo siempre en cuenta que este tipo de firmas no es aceptada para algunos documentos.

Garazi Sastre

Ante un proyecto de digitalización, no siempre sabemos cómo proceder. En 2010 la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Junta de Andalucía elaboró unas pautas a seguir: “Recomendaciones técnicas para la digitalización de documentos”.

En ellas propone la creación de un documento que refleje los criterios de digitalización, unas medidas fijas para capturar la imagen, unos controles de resolución y calidad, dos tipos de copias del documento (para su conservación y consulta), un almacenamiento mediante estructura jerárquica de carpetas (también duplicada, para las imágenes de conservación y consulta), y la inclusión de metadatos descriptivos y técnicos (utilizando los estándares Dublin Core y EXIF 2.x).

Para más información, el recurso está accesible aquí.  

Patricia Lorenzo Bartolomé

Hace unos días podíamos encontrar en El País una noticia sobre los archivos digitalizados de la hemeroteca de los periódicos en la que se hablaba sobre una petición para eliminar nombres y apellidos de las noticias que ya han pasado. La situación controvertida se daba cuando dos detenidos por tráfico de drogas que ya habían cumplido su condena buscaban su nombre en Google y aparecía un link directo a la noticia del caso, más de 20 años después de que el delito hubiese sido cometido.

Las hemerotecas de los periódicos han ayudado a preservar y archivar las noticias de años pasados a través de una digitalización de las mismas, haciendo así más fácil la labor de los usuarios a la hora de recuperar información, ya que antes sólo tenían la posibilidad de acceder a ella acudiendo a un centro (ya fuera una biblioteca o un archivo) que guardase los periódicos en formato físico.

Vemos cómo en la noticia entran en juego dos tipos de derechos diferentes: el derecho a la información que poseemos todos los ciudadanos y el derecho a la intimidad y el honor del afectado, junto con el derecho al olvido digital. Vivimos en una época en la que todas las acciones que realizamos en internet dejan un rastro y en la que los documentos que compartimos en internet y redes sociales quedan (la gran mayoría) expuestos a una posterior localización. 

Sin duda alguna las hemerotecas de los periódicos son una fuente de información inmensa que guardan noticias de años en los que no podíamos acceder a ellas, ejerciendo así una labor de archivo o base de datos donde poder acceder a la información, ofreciéndola además en formato digital para conseguir llegar a un mayor número de personas. También es cierto que exponer ciertos documentos viola directamente la protección de datos personales en algunos casos como el que se ha expuesto previamente.

Personalmente creo que las hemerotecas son secciones muy importantes y que cumplen una labor fundamental a la hora de almacenar documentos, pero existen problemas como los de la protección de datos que tienen que resolverse, bien sea eliminando los nombres de los afectados o haciendo uso de iniciales para que no sean reconocibles.

La noticia concluye con una sentencia que aboga por el uso de medidas tecnológicas para que los documentos de las hemerotecas no sean localizados a través de buscadores como Google y sólo puedan ser recuperados a través de la propia hemeroteca. ¿Soluciona esto los problemas con el derecho al olvido y la protección de datos? ¿Es la mejor medida que se puede adoptar? ¿Plantea esto un problema a la hora de seleccionar qué noticias se deben incluir, y si los documentos deben ser modificados? ¿Dificultaría este proceso la recuperación de la información?

Garazi Sastre