Hoy en día almacenamos información en muchos lugares y las nuevas tecnologías han permitido que estemos tan conectados que podemos encontrar un artículo o documento desde el móvil o desde cualquier otro dispositivo. Con la aplicación Pocket podemos guardar los artículos que vamos encontrando para leerlos más tarde. También podemos utilizarla como una herramienta de gestión de los mismos, ya que permite organizarlos a través de etiquetas, documentos destacados, etc.

Es una aplicación muy útil de cara a profesionales de la información y también para el uso de cualquier persona. Otro de sus puntos fuertes es que puede sincronizarse en todos los dispositivos, pudiendo así tener la información tanto en el móvil, como en la tableta, como en el ordenador.

Además de ser fácil de usar y muy intuitiva, se ha convertido en una de mis aplicaciones favoritas a la hora de gestionar bibliografías, artículos interesantes o, simplemente, tener disponible con rapidez un artículo que necesito. A la hora de archivar y gestionar nuestros artículos, las nuevas tecnologías nos han aportado grandes avances como esta aplicación. 

Garazi Sastre

En la Casa Museo de Andrés Segovia, ubicada en la localidad de Linares (Jaén) se encuentra un archivo que guarda tanto objetos personales como documentos del reconocido guitarrista español, fallecido en el año 1987. El museo posee un gran número de documentos, entre los que cabe destacar partituras del maestro y de otros compositores, noticias de prensa, diversos escritos y trabajos académicos. La falta de catalogación de los mismos impide su consulta y su difusión.

Junto a la Concejalía de Cultura del Ayuntamiento de Linares se ha puesto en marcha un plan para ordenar los fondos y digitalizarlos, con el fin de que la difusión de los documentos relacionados con el músico sea más fácil y más cómoda para los usuarios a la vez que se protegen los mismos. Está previsto hacer accesibles los documentos a través de Internet.

En estos momentos se está procediendo a realizar las labores de catalogación previas a la digitalización de libros, documentos, noticias… Los fondos no van a ser digitalizados en su totalidad, sino que se aplicará a los documentos más relevantes así como a los documentos que pueden ser dañados o que se encuentran peor conservados.

Con la aparición de las nuevas tecnologías se han implantado nuevas técnicas que permiten que los usuarios puedan acceder a la información de una manera cómoda y sencilla mientras que, al mismo tiempo, se protegen los documentos que corren riesgo de conservación. 

Garazi Sastre

En esta ocasión os presentamos un recurso en el que podéis encontrar las pautas para la digitalización de documentos. Está elaborado por la Junta de Castilla y León en colaboración con Archivos de Castilla y León. Nos presenta desde un marco normativo los conceptos básicos de esta técnica y el plan que debe seguirse a la hora de aplicar un proceso de digitalización a los documentos.

Además, incide también en el aspecto técnico y la problemática de los derechos de autor que pueden encontrarse a la hora de trabajar con documentos. Creo que es un manual muy completo y básico tanto para gente que no conozca nada del tema como para profesionales que quieran ahondar más en el mismo.

Podéis encontrar el manual en el siguiente enlace: http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/Guias-Manuales/JCYLRecomendaciones_Digitalizacion_Archivos2011.pdf

Garazi Sastre

Hace unos días encontramos un artículo en la página web de Julián Marquina que hablaba de los problemas que pueden darse a la hora de compartir documentación a través de las redes sociales. En el texto se hablaba tanto de archivos como de bibliotecas, aunque nosotros nos centraremos en lo primero.

La digitalización de contenidos trajo consigo un gran avance a la hora de consultar los documentos y de acceder a la información por parte de los usuarios. Con los avances de la web 2.0. y su carácter social se abrieron nuevas puertas para compartir estas informaciones, sobre todo a través de las páginas web y de las redes sociales. Esto presenta un gran avance a la hora de interactuar con los usuarios y de ofrecerles el contenido. Los problemas llegan cuando, en ocasiones, el contenido compartido no es aún de dominio público. Un archivo debe tener en cuenta que un documento no posee esta libertad en un rango de 50 a 70 años, y debemos estar muy pendientes de que lo que compartimos no está protegido aún.

Aparte de los problemas que puede presentar un documento una vez que es libre y podemos compartirlo con los usuarios, debemos tener en cuenta otra serie de problemas: ¿con quién lo estamos compartiendo?, ¿puede ese contenido ser “robado” o utilizado para otros fines?, o ¿qué uso van a hacer los usuarios de esos documentos?

Las nuevas tecnologías han aportado grandes avances, y la interacción con los usuarios -junto con la facilidad del acceso a los documentos-, crea una nueva forma de compartir, pero también presenta problemas que antes no existían, como robo de materiales, uso indebido de ellos, etc. 

Garazi Sastre

A finales del mes de octubre pudimos encontrar una noticia en el periódico El País que hablaba de la protección de los datos almacenados en la nube y cómo los hackers protegen los datos. Con la llegada de las nuevas tecnologías, muchas empresas y usuarios particulares han comenzado a archivar documentos importantes en la nube, ya que de esa manera pueden tener todos los datos agrupados y con un acceso rápido, ahorrando también un espacio físico que antes se utilizaba para estas finalidades.

A raíz de esta noticia me he planteado una pregunta importante: ¿es seguro guardar nuestros datos en un archivo en la nube? En el caso expuesto en el artículo, se nos presenta el caso de una conocida red social, Snapchat, utilizada para enviar fotografías y vídeos. Sus datos habían  sido robados y se estaba trabajando para aumentar la seguridad de esos documentos archivados. Esto nos hace pensar que quizá los datos que tenemos en la nube no están tan seguros como creemos. Como bien hemos comentado, muchas empresas guardan su documentación importante en plataformas en la nube, ya sean de pago o gratuitas. Cuando almacenamos la documentación en una plataforma así debemos estar muy seguros de que los datos van a estar protegidos, de que sea una plataforma de fiar, que tenga un sistema cifrado de seguridad para que sepamos que los documentos van a estar en un lugar protegido, etc.

Las nuevas tecnologías han dado muchas ventajas a la hora de archivar información, pero también han traído consigo problemas de seguridad que no ocurrían cuando la documentación se archivaba en un formato físico, al cual sólo tenían acceso las personas que eran autorizadas. La llegada de nuevos métodos ha logrado dar un gran paso y ofrecer ventajas a los usuarios, pero debemos tener en cuenta que el proceso de almacenar y proteger documentos es delicado y hay que tener siempre presente que la seguridad de la información es muy importante. A la hora de almacenar documentos debemos estar seguros de que es el lugar correcto y los datos van a estar protegidos, y obligarnos a conocer las claves de la gestión de la información en este ámbito.   

Garazi Sastre 

En este vídeo podemos ver una charla del último Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad, realizado en febrero de 2014 y durante la cual varios archiveros y profesionales en el ámbito de la gestión documental hablan sobre documentos electrónicos.

 En ella se analizan los resultados de la encuesta FEMP sobre implantación de la Ley 11/2007. Esta encuesta versa sobre el acceso electrónico a los documentos en las administraciones públicas tras pasar 5 años de publicación de la ley, haciendo referencia a la labor del archivero en el proceso.

Con la llegada de las nuevas tecnologías y los documentos electrónicos los procesos a la hora de ejercer una función de gestión documental tuvieron que adaptarse y modificarse. El gran avance actual en este campo hace que nos planteemos dudas de qué será de este ámbito.

Las opiniones de expertos recogidas en este vídeo resulta útil a la hora de aprender y advertir los cambios que se han ido experimentando en estos últimos años y que sucederán el futuro.

Si se desea consultar la encuesta mencionada anteriormente se puede acceder a ella en el siguiente enlace: http://www.femp.es/files/566-1624-archivo/Informe%20del%20estudio%20sobre%20la%20Implantaci%C3%B3n%20Ley%2011-2007%20FEMP.pdf

Garazi Sastre

Como su propio nombre indica, este manual aborda una serie de conceptos sobre los documentos electrónicos para los archiveros. El número de documentos de este tipo comenzó a aumentar de forma rápida con la llegada de las nuevas tecnologías y los archiveros tuvieron que formarse en ámbitos como la conservación de los mismos o en el mantenimiento.

En esta guía o manual vemos una puesta en contexto de los documentos electrónicos y su relación con la archivística, así como pautas y tácticas sobre el tratamiento que se debe dar a los documentos. A la hora de realizar un trabajo de archivero se deben tener en cuenta las estrategias a seguir y los procesos que se deben implantar en el cuidado y conservación de las informaciones.

Para acceder al manual podemos hacerlo desde el siguiente enlace:

http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/documentos-tecnicos/documentosElectronicos.pdf

Garazi Sastre

El cambio de los documentos impresos a los documentos electrónicos fue rápido y costoso para algunas personas que estaban menos acostumbradas al uso diario de ordenadores, tabletas u otros dispositivos. A su vez, se produjeron cambios en leyes de protección de datos, de acceso a documentos o de certificación y verificación de los mismos.

Gracias al manual de Alberto López Tallón podemos adentrarnos en diferentes puntos, desde definiciones de los conceptos más básicos para situarnos en el contexto de los documentos electrónicos hasta las leyes que protegen nuestros datos. Dirigido a un público bastante amplio y diferente, este manual puede servir de ayuda para resolver dudas o profundizar un poco más en ciertos temas que todos sabemos que existen, pero no cómo funcionan.

El manual nombrado se puede encontrar en el siguiente enlace: http://ae.uhu.es/download/Manual_Supervivencia_eAdmin.pdf

Garazi Sastre

Los documentos generados por los servicios públicos deben estar verificados para proteger tanto al ciudadano como a la entidad expendedora de posibles fraudes. Esto se consigue mediante Código Seguro de Verificación, más conocido como CSV.

La llegada de los documentos digitales provocó que cualquiera pudiera imprimir dichos documentos en su propia casa, dándose casos en los que los documentos no eran reales o habían sido modificados. Al haber sido impresos, el CSV utilizado en los documentos no digitales no podía actuar por lo cual debían ser comparados uno a uno para evitar fraudes.

En esta noticia se muestra el proyecto de la Universidad Carlos III de Madrid, que ha desarrollado un sistema para verificar los documentos electrónicos impresos, evitando así que cada uno de los casos tuviese que ser revisado y otorgando esta función a la nueva herramienta.

Como bien se expone en el artículo, “(…) con la nueva herramienta resulta posible leer de forma automatizada el CSV a partir de una copia auténtica en soporte papel, extraer del repositorio de archivos electrónicos de la entidad emisora el correspondiente documento original electrónico para su cotejo y comprobar su autenticidad e integridad.”

El sistema, denominado Valid@doc, ha sido todo un éxito y ya se encuentra en fase de prueba, aunque los avances y las mejoras siguen siendo notables. Con la creación de una herramienta de este tipo se facilitaría mucho el trabajo de un gran número de personas y se evitarían casos de fraude y modificaciones que pudieran atentar contra la ley.

En esta noticia podemos apreciar también la gran cantidad de cambios que se han debido realizar con la implantación de los documentos electrónicos y los problemas que ha traído consigo dicho cambio en ámbitos como la seguridad, accesibilidad, velocidad a la hora de consulta, etc. 

Garazi Sastre