Hace unas semanas en el grupo de Facebook Software libre para bibliotecas Joaquín Hierro anunció las siguientes mejoras de Opendroc en su versión 1.2:

-          Manejo de Referencias Bibliográficas con formato RIS.

-          Búsqueda por texto libre de los documentos y metadatos.

-          Definición de informes por el usuario para presentar y exportar las búsquedas o expedientes.

Este ingeniero de software que trabaja en ISBAN:Ingeniería de Software Bancarioha creado un programa de gestión documental, que tiene  las siguientes funciones:

-          Definir tipos de carpetas/expedientes para estructurar los documentos de acuerdo a la estructura organizativa, los procesos de la entidad, etc.

-          Definir tipos de documentos para cada proyecto o área.

-          Almacenar documentos en una estructura de carpetas/expedientes.

-          Asignar metadatos para facilitar su organización y búsqueda posterior.

-          Crear versiones de los documentos.

-          Compartir documentación entre grupos de usuarios, restringiendo el acceso de acuerdo a permisos.

Creemos que este producto promete mucho, por lo que en un futuro haremos una reseña más completa y técnica. Mientras tanto, os invitamos a escuchar una entrevista a su creador en el programa Planeta Biblioteca de la USAL y a entrar en la página del proyecto para descargarlo y usarlo.

Alberto Ramos Alonso

Vivimos en un mundo en el que el acceso a la información es masivo, y donde la expresión “una imagen vale más que mil palabras” cobra más fuerza que nunca. Es tanta la información a nuestro alcanza que nos hemos convertido en unos devoradores despiadados de conocimiento, donde queremos tanto, y tan rápido que los archivos fotográficos son la mejor forma de calmarnos esa sed de información. Gestionar  imágenes –o archivos multimedia, en cualquier caso- no es una tarea nada fácil debido a la naturaleza de las mismas.

FotoStation es un programa con una alta implementación en empresas con un archivo fotográfico importante, generalmente en aquellas en las que el Departamento de Comunicación tiene un peso importante. Esta herramienta permite la gestión, organización y búsqueda de en torno a 100.000 archivos multimedia en diferentes formatos de imagen y encontrarlos con mucha rapidez a través de diferentes unidades y discos duros. Una de sus mayores ventajas es disponer de un editor de texto gracias al cual puede definirse una estructura de palabras clave predefinidas a través de plantillas; lo que nos facilita mucho el trabajo a aquellos que trabajamos con archivo fotográfico.

Alba García

En esta ocasión ponemos nuestra atención en un trabajo que, por aquel entonces (es del año 2001), era novedoso: la vigilancia tecnológica y la inteligencia competitiva. En él se plantean y definen estos nuevos conceptos que no eran conocidos en nuestra profesión.

En el resumen podemos comprobar cómo plantean la temática principal y la relación que hay con los profesionales de la información y documentación. Se centran en España, aunque aparecen algunas referencias internacionales.

Los contenidos se desarrollan de una manera clara y concisa. Al principio establecen los objetivos explicando los conceptos clave, que son "vigilancia tecnológica" e "inteligencia económica", repasando los antecedentes, pues en España se estaba empezando a hablar del tema mientras que en otros países ya se hablaba de ello.

Me parece que es una buena forma de empezar a introducirse en el tema de la vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva. Además, nos permite ver y comprobar cómo en el entorno en el que las nuevas tecnologías se van desarrollando y actualizando constantemente tenemos un nicho de trabajo muy grande si redefinimos el papel de nuestra profesión.

Para acceder a él:

Giménez Toledo, Elea; Román Román, Adelaida. "Vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva: conceptos, profesionales, servicios y fuentes de información”. En: El profesional de la información, 2001, mayo, v. 10, n. 5, pp. 11 – 20.

Beatriz Mimosa

Después de la integración del paquete Office en Dropbox, los usuarios nos beneficiaremos del nuevo acuerdo entre Adobe y Dropbox. El pasado 13 de octubre, Adobe publicó este comunicado:

“The new integration will help users of Adobe and Dropbox products to:

-         Access and share files quickly. With a few simple taps or clicks in the free Acrobat Reader mobile app or Acrobat DC on desktop, users can view and take additional actions on PDF files stored in their Dropbox Basic, Pro and Dropbox for Businessaccounts. Any changes are automatically saved back to Dropbox. Once completed, it’s simple to share the updated file using a Dropbox link or shared folder.

-         Edit and collaborate more simply. Users can open a PDF file from the Dropbox website, iPhone or iPad app, and edit with Acrobat DC on desktop or Acrobat Reader mobile while on-the-go. With the Adobe apps, anyone can highlight, annotate or add comments to the document. Acrobat DC users can also complete a full range of tasks on the PDF files, including editing text, organizing pages, or converting the documents to their original format. The new version of the file can then be shared with colleagues or friends directly from Dropbox to collaborate further. These capabilities build on existing integration between Adobe eSign services and Dropbox, which enables users to access, track and sign PDF files stored in Dropbox.

-         Sync documents everywhere. Ensure PDF files, and the changes you make to them in Adobe apps, are always synced in Dropbox, whether you’re on a mobile device, the web, or in front of a computer…“

Ya es posible para los usuarios que tengan una cuenta de Adobe sincronizar sus documentos  con Dropbox, pero los usuarios de Android e iOS deberán esperar a los próximos meses, en 2016.

En estos mismos días, Adobe también ha actualizado eSign para facilitar la firma electrónica de los documentos para adaptar a legislación europea, mejorar la experiencia del usuario y el sistema de firma, con la posibilidad de hacer una foto a la firma y que ésta sea integrada en el documento sin necesidad de usar lápices digitales.

Alberto Ramos Alonso

La norma UNE - ISO 15489:2006 es el principal documento para la normalización de conceptos y procesos de gestión documental.
Posee una serie de requisitos para la gestión de documentos en las organizaciones, la cual debe determinar principalmente:

·        Cuáles son los documentos que se deben crear en cada proceso.

·        La forma y estructura en que deben aparecer los documentos en el sistema junto con las tecnologías que se utilizarán.

·        Los metadatos que se incorporarán y cómo se vincularán a lo largo del tiempo.

·        Los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los procesos.

·        La organización de los documentos de tal forma que se cumplan los requisitos necesarios para su uso.

·        Los riesgos derivados de la ausencia de documentos testimoniales.

·        El cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, así como las normas que le son aplicables y la política de la organización.

·        Garantizar la conservación en entornos seguros durante el tiempo necesario.

Además, se establecen las características que deben poseer los documentos ingresados o capturados en el ejercicio de las actividades de dicha organización:

·        El documento debe incluir los metadatos necesarios para documentar las operaciones. Se establecerán la estructura del documento, el contexto y la vinculación con otros documentos.

·        Deben ser auténticos.

·        Deben ser fiables.

·        Deben ser íntegros.

·        Deben de estar disponibles.  

Está formada por dos partes, la primera es sobre generalidades y la segunda se trata de un informe técnico en el que se explican procedimientos para poner en marcha la primera.

Una de las cosas curiosas de esta norma es que no incluye a los documentos históricos, aunque la norma se podrá aplicar a cualquier tipo de organización. Esto es porque se ha concebido como una norma de gestión, cosa que se puede comprobar en la relación que posee con otras normas internacionales como pueden ser la ISO 9000 o ISO 14000 de gestión de calidad y medioambiental respectivamente.

Beatriz Mimosa

El día 11 de septiembre se ha hecho una nueva actualización del Código de Archivos y Patrimonio Documental, el cual es una completa guía gratuita de toda la legislación que nos compete tanto a nivel estatal como por comunidades autónomas. A pesar de lo amplio que es no se incluyen los siguientes documentos:

-      Normas autonómicas de rango inferior a Ley.

-      Normativa interna de diferentes Departamentos ministeriales.

-      Normas europeas que no figuran en la colección de legislación consolidada del BOE.

-      Sentencias del Tribunal Constitucional que afectan a esta normativa, aunque por su interés, se han reseñado en esta nota de autor.

-      Normativa relativa al traspaso de funciones y servicios del Estado a las Comunidades Autónomas en materia de archivos. Aunque si se enumeran en la nota de autor.

Alberto Ramos

Una de las pocas comunidades autónomas que no posee una ley en materia de archivos es la vasca. Sin embargo, a comienzos de 2016 aparecerá la Ley de Patrimonio Documental y del Sistema de Archivos de Euskadi. Desde este enlace se puede acceder al anteproyecto de ley, en el portal de las administraciones vascas.

La nueva norma se adaptará al entorno digital e incorporará metadatos de valoración, selección, conservación y acceso en la gestión archivística. Además en su articulado incluirá tanto archivos de carácter público como privado.

Sus objetivos se centran en la protección del Patrimonio Documental de Euskadi siguiendo pautas reguladoras que establezcan qué se tiene que expurgar y qué conservar. Para llevar a cabo este trabajo se establecerá una Comisión de Evaluación, Selección y Acceso a la Documentación encargada de este tipo de decisiones.

Se procurará que en el Sistema de Archivos sea más accesible el acceso a los documentos que posean valores culturales y administrativos. Todas las entidades que tengan la obligatoriedad de archivar documentos públicos tendrán que tener un archivo con personal, instalaciones, equipamientos de seguridad y planes de emergencia que garanticen la custodia, conservación, acceso y difusión de documentos.

Este tipo de ley se puede complementar con otras como puede ser la reciente ley de transparencia. Es fundamental puesto que es necesaria la existencia de un grupo encargado de establecer un calendario de conservación para no eliminar documentos que sean esenciales e importantes.

Beatriz Mimosa

El pasado mes de abril, el Grupo Banco Mundial lanzó una plataforma, denominada Fondos archivísticos, que contiene documentos originales que se encuentran bajo la custodia de la Unidad de Archivos. Este portal se creó para facilitar la búsqueda de información, pues posee un catálogo siguiendo la Norma Internacional General de Descripción Archivística. Pone a disposición de los usuarios los documentos que van digitalizando, desde comienzos de los años cuarenta en adelante.

El Grupo proporciona registros administrativos y de operaciones provenientes de diferentes departamentos del banco. Además, se puede acceder a documentos históricos como puede ser el Discurso del presidente McNamara en Nairobi en el año 1973. Sin embargo, tiene la obligación de garantizar cierta confidencialidad y por ello hay datos que no proporcionan en algunos casos.

El programa de Archivos Abiertos de dicho Banco, ha hecho posible la aparición del sitio web remarcando la importancia que tiene el acceso a la información. De tal forma que en este momento disponen de hasta 1,7 millones de páginas de documentos archivísticos desclasificadas y más de 775.000 páginas convertidas en formato digital y disponible a través de internet.

Beatriz Mimosa

Según ha anunciado el presidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas, Carlos Andrés Pino Castaño, la Ley 1409 de 2010, la cual regula el ejercicio de esta profesión en este país es totalmente legal, rechazándose las demandas que buscaban la modificación de los artículos 5.°, 6.° y 24.° con la ratificación de los dichos en la sentencia C-239/10.

El artículo 5.º es el más polémico porque excluye de ejercer la profesión a cualquier persona que no tenga el título de archivística. Esta polémica sobre si se debe excluir a personas de ramas cercanas a la archivística de ejercer la profesión está extendida por todos los países y en las redes sociales. En otros países estamos a años luz para que se tenga en rango de ley la obligación de la profesionalización de nuestra profesión. Todos sabemos que es  una de las eternas discusiones en nuestro gremio, pero quién sabe si seguir el camino de Colombia provocaría un aumento del alumnado en nuestros grados y por ende la calidad y vocación de los graduados resultantes.

Alberto Ramos

Miles de españoles tuvieron que exiliarse durante la Guerra Civil Española y la mayoría llegaron hasta los campos de concentración de Hitler. Han estado olvidados y no han recibido el reconocimiento que se merecen ni los supervivientes ni las víctimas que sufrieron este infierno. Por ello, hemos considerado fundamental recabar información sobre los centros de información y archivos en los que aparece documentación relativa a ellos. 

PALABRAS CLAVE

NAZISMO / CAMPOS DE CONCENTRACIÓN / EXILIO

Cítese como: MIMOSA, Beatriz. Españoles en el Holocausto: archivos de una tragedia. [en línea]. En: ArchivPost. Salamanca: Asociación de Archiveros de Castilla y León, 2015. Disponible en: http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo

Beatriz Mimosa