Los CRIS (Current Research Information Systems) o Sistemas de Gestión de la Información Científica y de Investigación son los sistemas más utilizados, en los últimos años, para llevar a cabo la evaluación científica a nivel institucional, regional, nacional e incluso internacional. Este breve artículo se centrará en los CRIS institucionales, por ejemplo, los que pertenecen a las universidades o centros de investigación.

Anteriormente, la gestión de la información científica estaba fragmentada en diferentes bases de datos y departamentos. Lo que se consigue con los CRIS, es la normalización de esta información y a la vez, almacenarla en un único espacio. Los CRIS se actualizan constantemente, añadiendo mejoras y creando interoperabilidad con otros sistemas como, los repositorios o las bases de datos.

En la Universidad de Salamanca, disponen de Universitas XXI como CRIS. Todos los investigadores y docentes de esta Universidad tienen acceso al CRIS para crear y mantener su Curriculum Vitae Normalizado (CVN). Los gestores de Universitas XXI, tienen en mente crear una interoperabilidad con el Repositorio GREDOS de la Universidad de Salamanca, lo que daría visibilidad y credibilidad a los curriculum de los investigadores. Esto ya se ha realizado en otras instituciones como, la Universidad St. Andrews en Escocia, la Universitat Oberta de Catalunya, o en la Universidad de Hong Kong.

Ángela Rodríguez Terán

En estos últimos años miles de empresas, administraciones y organismos públicos están acudiendo al uso de proyectos de digitalización de sus documentos para agilizar sus servicios. Mediante estos, además de conseguir un gran ahorro económico, se logra una mayor rapidez y mejora de sus servicios, ya que el proceso de búsqueda y recuperación de datos será mucho más sencillo a través de medios electrónicos y con un orden establecido.

En todos los casos se consigue reducir aproximadamente un 20% el volumen del negocio anual, consiguiendo una mayor rentabilidad y realización de sus servicios, ya que el tiempo perdido anteriormente en localizar la información precisa, llegar a acuerdos y en la toma de decisiones, se podrá aprovechar en responder a las necesidades de los clientes. Las actividades empresariales más influenciadas en esta reducción de tiempo son: el pago de facturas, el control administrativo y financiero de los negocios y la búsqueda de documentación de personal interno o de clientes.

Se incluye en este proyecto de digitalización también la realización de las facturas electrónicas, lo que implicó en el año 2013 un ahorro total de 458 millones de euros entre las más de 130000 empresas que se amoldaron a esta técnica.

Además, no solo se reduce el coste económico o de tiempo, sino que también gracias a este proceso lógicamente habrá un descenso considerable en el dinero destinado a papel (con los beneficios para el medioambiente que conlleva) y una reducción del espacio ocupado, uno de los mayores problemas de la documentación en empresas. Sería insostenible la conservación de documentación en papel con el ritmo de crecimiento exponencial que experimentaba estos últimos años, por lo que la digitalización se plantea también como la mejor solución a este problema que tanto preocupa en las empresas.

Esto nos atañe a nosotros, futuros profesionales de la información, ya que somos los mejor capacitados para realizar este tipo de trabajos de digitalización, que también se están llevando a cabo en numerosos Archivos y otras instituciones. Si el intrusismo laboral, tan presente en nuestra profesión, nos lo permite, una gran parte de los que ahora estudiamos Documentación nos podremos dedicar al campo de la digitalización, ya que tiene un gran futuro por delante.

Sara Paz

El Archivo Nacional de Reino Unido ha sido el precursor de una nueva medida: a partir del 8 de mayo de este año, ha decidido que va a incorporar en su fondo todas aquellas publicaciones emitidas desde el Gobierno central del país a través de sus cuentas de Twitter y Youtube. Esto supone un gran y complejo trabajo, ya que no solo se incluirán las  publicaciones actuales y futuras, sino que también todas aquellas emitidas desde la creación de las cuentas. Hablando en cifras, se trataría de un total de 11 millones de vídeos y 65000 tweets sólo hasta este momento.

El gran trabajo de recuperación de datos de las cuentas se ha decidido realizar debido a las experiencias pasadas de pérdida de enormes cantidades de información de gran importancia y valor histórico. Aunque posiblemente haya nuevos riesgos que afecten a la conservación de documentos electrónicos de este estilo, esta medida se implanta como un refuerzo significativo  de seguridad e integridad de la información.

No se rechaza en un futuro la conservación de la información publicada en otras redes sociales de las que dispone el Gobierno, como Facebook o Google +, pero en este momento se ha decidido reducir el proyecto a las dos redes citadas anteriormente ya que el proceso de recuperación es más sencillo. El total de los contenidos digitales publicados por el Gobierno asciende a la impresionante cifra de 3 billones desde el año 2003, por lo que es lógico que el Archivo Nacional, junto con la colaboración de la Internet Memory Foundation, quiera realizar esta recuperación progresivamente.

Ahora bien, ¿podría esta medida incorporarse en España? Legalmente, no supondría ningún problema, ya que al tratarse de información de administraciones públicas no iría en contra de la privacidad personal. Además, sería una excelente manera de conseguir una mayor transparencia del Gobierno, tan solicitada por los ciudadanos. Esta transparencia se da con mayor intensidad desde que la gran mayoría de los organismos públicos tienen cuenta en redes sociales como Twitter, y una gran cantidad de información es publicada cada día. Sería una idea muy útil el conservar todo este contenido de una manera más eficaz, puesto que al fin y al cabo supone un testimonio de la era de las redes sociales en la que vivimos en la actualidad.

Sara Paz

El Registro de la Propiedad está habilitando las transacciones electrónicas y las firmas digitales de forma segura mediante las instalaciones de intercambio de documentos de Hoowla y su asociación con Signable, un proveedor de soluciones digital.

Ambas empresas apuestan por lo legal y los sectores de propiedad para su negocio, con el objetivo facilitar los negocios para sus clientes, aprovechando los beneficios en ahorro de costos de impresión y envío, y eliminación de retrasos en el proceso.

Hoowla ya utiliza la tecnología de la nube y un software de gestión integral para las transferencias que incluye cuentas, facturación, precedentes, letras, pedidos y presentaciones en línea. No obstante, consideran la firma electrónica como la estrategia para conseguir una oficina completamente digital y estar a la altura de la demanda creciente de contratos que se manejan en línea,

Actualmente cumplen con las leyes de firma electrónica de  Reino Unido y otros Estados miembros de la Unión Europea pero hay países que se encuentran en proceso de cambio. Escocia ya utiliza una tarjeta inteligente que proporciona una firma digital segura y planea permitir las transacciones electrónicas.

Aunque quedan documentos de propiedad que no se pueden ejecutar electrónicamente, principalmente las obras que requieren firma legal, pero cada vez son más los que posibilitan esa opción y los esfuerzos deberían seguir orientados en esa dirección.

Patricia Lorenzo Bartolomé

El 28 de abril se ha anunciado que se va a llevar a cabo el Proyecto de Digitalización del Archivo Simón Ruiz. Comerciante vallisoletano de gran éxito en el siglo XVI,  mercader europeo y hasta banquero, contaba entre sus clientes personajes tan ilustres como Felipe II. Comerciaba con lienzos, especias, aceites, cochinilla, índigo, sal, trigo, y multitud de productos de gran demanda en la época. Hay documentación que prueba la existencia de importaciones procedentes de Hamburgo, así como de cobre de Suecia y Hungría, así como de la creación de una sociedad mercantil en Sevilla para extender sus negocios hasta América. También fue el fundador del Hospital General en Medina del Campo, ya que fue regidor de esta ciudad durante unos años. Fue destinado a la atención de enfermos y heridos, así como a la recogida de peregrinos y personas sin hogar.

Este archivo se encontraba primeramente en Medina del Campo, siendo propiedad de la Fundación Simón Ruiz, hasta el año 1947, cuando fue depositado en el Archivo Histórico Provincial de Valladolid. Es el único archivo completo de un financiero español del siglo XVI, y está formado por 56721 cartas comerciales desde el año 1553 hasta el 1630 (podemos comprobar que es una gran cantidad, ya que en un año como 1579 escribió 2620 cartas, siete por día), letras de cambo, libros de contabilidad, pólizas de seguros, Cuadernos de Ferias y otros muchos documentos que aportan datos muy interesantes sobre la banca y el comercio de su época.

El proceso de digitalización, que se llevará a cabo con la ayuda del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, se realizará en el Archivo de la Real Chancillería de Valladolid y será trasladado, una vez concluya, a la Fundación Museo de las Ferias de Medina del Campo.

Sara Paz

El 6 de diciembre de 2014 se realizó el Primer Congreso Internacional El Patrimonio Cultural y las Nuevas Tecnologías, dentro del cual Julio Delgado realizó una ponencia sobre la digitalización de archivos sonoros indígenas. Estos archivos sonoros son guardados en las fonotecas una vez están digitalizados, pero como podemos ver en la ponencia el peor enemigo en cuanto a estos archivos se trata de la obsolescencia tecnológica.

En la ponencia podemos observar qué pasos han seguido para trabajar los materiales y también casos concretos mediante los cuales se protegen estos documentos, que son considerados patrimonio cultural.

La intervención es muy interesante de cara a ver los procesos y tratamientos con los que se trabajan y para acercarnos un poco más a un tipo de documento que, en ocasiones, no es muy conocido. Las nuevas tecnologías han ayudado mucho para conservar y difundir esta parte del patrimonio y a acercar la cultura de los pueblos indígenas al resto de la comunidad.

Podéis encontrar la ponencia completa en el siguiente enlace: https://www.youtube.com/watch?v=aGlbGgTgaJw

Garazi Sastre

El programa de digitalización del Patrimonio Documental Canario, en el que participan los Archivos Históricos Provinciales de Santa Cruz de Tenerife y de Las Palmas de Gran Canaria, contiene actualmente cinco millones de imágenes digitalizadas, 300.000 disponibles para consulta en sus páginas web, y sitúa a Canarias en la vanguardia nacional e internacionalmente.

Su objetivo es preservar y difundir los documentos históricos, que datan desde 1504, mediante la digitalización de los fondos custodiados y otros depositados en archivos municipales. Recientemente se ha presentado la herramienta, pero el programa se prolongará hasta completar sus objetivos.

Las fases van desde articular los medios para digitalizar los documentos, digitalizarlos según criterios de interés histórico y conservación, describirlos mediante una aplicación informática llamada SPERIA y permitir su consulta a ciudadanos, investigadores y estudiosos.

Los archivos se crearon en 1931, inicialmente para ser centros de recogida y custodia de los protocolos notariales centenarios y la documentación reunida tras el proceso desamortizador, pero recogieron más documentación hasta custodiar una parte importante del Patrimonio Documental Canario.

Los trescientos mil documentos disponibles en internet se pueden consultar en las páginas web de los Archivos Provinciales de Santa Cruz de Tenerife y Las Palmas:

http://www.gobiernodecanarias.org/ccdpsv/cultura/archivolaspalmas/ http://www.gobiernodecanarias.org/ccdpsv/cultura/archivosantacruzdetenerife/

Además, muchos se ofrecen limpios y retocados para facilitar su lectura, y todos son compatibles con plataformas nacionales y multinacionales con similar finalidad para permitir la presencia de esta documentación histórica en otros ámbitos. Este servicio de acceso a la documentación es libre y únicamente está sometido a las limitaciones establecidas por la legislación vigente y las del estado de conservación de los documentos.

Patricia Lorenzo Bartolomé

Desde el Máster de Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid nos traen el primer número de la revista digital ‘Baalberit’. Esta revista está realizada y gestionada íntegramente por los alumnos y exalumnos de dicho máster, y saldrán al menos un par de números por curso académico.

En este primer número podréis encontrar algunas entrevistas: una primera realizada a José Ramón Cruz Mundet, Director del Máster, y otra segunda a Ana Herrero, que no solo es profesora del Máster, sino que además es Directora del Archivo Municipal de Asturias y Presidenta de la Asociación de Archiveros de esta misma región española. Por otro lado, hay diversos artículos relacionados con los archivos y la gestión documental y del conocimiento: código deontológico del archivero; el Archivo General de Simancas; apuntes sobre descripción y recuperación de la información, sobre preservación digital y sobre archivos judiciales; etc. Todos estos artículos están rodeados de numerosos recursos externos útiles para todos aquellos profesionales del mundo de los archivos.

Os dejamos con el primer número de Baalberit (marzo de 2015): https://madmagz.com/magazine/489606#/page/1, y aprovechamos para mandarmuchas felicidades y éxito a los estudiantes del Máster por esta nueva publicación digital.

Bruno Camacho Mateos

El BBVA planea tener digitalizados todos sus productos y servicios. Su presidente, Francisco González, afirmó en la junta general de accionistas celebrada en Bilbao que en dos años “la transformación digital estará muy avanzada”, pero no ha establecido un plan con objetivos cuantitativos o plazos concretos.

González señaló la situación política griega como ejemplo de “promesas inviables que llevan a la destrucción de riqueza y de puestos de trabajo” y la comparó con España por su creación de más de 500.000 puestos de trabajo. Además apuesta por la innovación, la mejora de la educación y la Administración Pública, la agilización de la justicia y la lucha contra la corrupción, para superar las deficiencias.

En las intervenciones de los accionistas, cuando responde a los sindicatos, admite una tasa de desempleo cercana al 24% y unas 5,5 millones de personas en paro; pero afirma que el 93% de sus trabajadores están satisfechos con su empleo en la BBVA, en base a una encuesta interna.

Además de las recriminaciones sobre la falta de nuevas contrataciones, la prolongación de jornadas y la dificultad para conciliar la vida familiar y profesional, hay quejas sobre que el ratio de eficiencia haya empeorado. González defiende que el BBVA es pionero en la comparación con los 22 mejores bancos, ante el miedo de la posible obtención de resultados inciertos con la inversión digital.

El tiempo permitirá conocer si los resultados son los esperados o la digitalización no ha sido tan rentable como debería.

Patricia Lorenzo Bartolomé

Desde Social Biblio nos llega cada miércoles una sesión que trata de diferentes temas de interés dentro del campo de la Información y Documentación. El pasado 4 de marzo de 2015 tuvo lugar una sesión impartida por Vicent Giménez Chormet, que además de ser profesor y director de máster en el campo, trabajó en el Archivo del Reino de Valencia durante algunos años. En la charla impartida por Vicent se habla del salto a las nuevas tecnologías en los archivos, los soportes que se utilizan en la actualidad y el cambio que ha supuesto la transición del documento en papel al digital, etc. Sin duda, con la llegada de las nuevas tecnologías, nos encontramos ante un gran desafío en el campo de los archivos, y charlas como ésta pueden ayudarnos a comprender los cambios y a aprender un poco más sobre las pautas que podemos seguir a la hora de enfrentarnos a situaciones que nos pueden resultar desconocidas o extrañas.

La presentación está disponible en el siguiente enlace:

http://www.socialbiblio.com/materiales-de-los-archivos-en-la-era-digital/

Garazi Sastre