El pasado viernes 5 de diciembre la editorial de la Universidad de Princeton lanzó una plataforma digital para poner a disposición del público de forma gratuita los más de 5000 escritos que Albert Einstein, el Premio Nobel de Física en 1921 y el responsable de la Teoría de la Relatividad, redactó en sus primeros cuarenta años de vida. Dicha universidad, junto con la plataforma digital Tizra, la Universidad Hebrea de Jerusalén y Caltech, ha investigado y registrado meticulosamente todo el material en los últimos 25 años.

Actualmente contiene 13 volúmenes publicados del total de 30 que espera sacar a la luz, versiones en inglés o alemán de los textos y mucha diversidad, tanto en la tipología (cartas, notas, diarios, artículos y otros archivos) como en la temática (desde cartas de amor y documentos de divorcio a obras sobre su teoría general de la relatividad).

Los textos originales alemanes están clasificados en distintos volúmenes digitales con portada gris, y las traducciones al inglés tienen sus correspondientes con portadas blancas. Todos van acompañados por pies de página aclaratorios y ensayos de introducción sobre los temas que ahí se tratan.

Entre las ventajas que presenta, además de dar acceso a la versión digital de los textos, permite intercambiar el idioma de los documentos con un solo click, presenta los escritos con el mismo aspecto que en las páginas de los tomos impresos y contiene sofisticada tecnología que posibilita la búsqueda por palabras clave en todos los volúmenes.

El proyecto, denominado “The Collected Papers of Albert Einstein”, se presenta con la imagen anterior, una de las frases más características de Einstein: “No tengo talentos especiales, sólo soy apasionadamente curioso”, y proporciona acceso mediante el siguiente enlace: http://einsteinpapers.press.princeton.edu/

Patricia Lorenzo Bartolomé

Hace unos días encontramos un artículo en la página web de Julián Marquina que hablaba de los problemas que pueden darse a la hora de compartir documentación a través de las redes sociales. En el texto se hablaba tanto de archivos como de bibliotecas, aunque nosotros nos centraremos en lo primero.

La digitalización de contenidos trajo consigo un gran avance a la hora de consultar los documentos y de acceder a la información por parte de los usuarios. Con los avances de la web 2.0. y su carácter social se abrieron nuevas puertas para compartir estas informaciones, sobre todo a través de las páginas web y de las redes sociales. Esto presenta un gran avance a la hora de interactuar con los usuarios y de ofrecerles el contenido. Los problemas llegan cuando, en ocasiones, el contenido compartido no es aún de dominio público. Un archivo debe tener en cuenta que un documento no posee esta libertad en un rango de 50 a 70 años, y debemos estar muy pendientes de que lo que compartimos no está protegido aún.

Aparte de los problemas que puede presentar un documento una vez que es libre y podemos compartirlo con los usuarios, debemos tener en cuenta otra serie de problemas: ¿con quién lo estamos compartiendo?, ¿puede ese contenido ser “robado” o utilizado para otros fines?, o ¿qué uso van a hacer los usuarios de esos documentos?

Las nuevas tecnologías han aportado grandes avances, y la interacción con los usuarios -junto con la facilidad del acceso a los documentos-, crea una nueva forma de compartir, pero también presenta problemas que antes no existían, como robo de materiales, uso indebido de ellos, etc. 

Garazi Sastre

Recientemente se ha experimentado un crecimiento exponencial de archivos de correo electrónico y un peso en los servidores utilizados por los mismos. El uso del email se incrementa en un 25% más cada año, y el almacenamiento de mensajes y los archivos adjuntos en un 35%.

El aumento sobrepasa los límites, y requiere de nuevos retos y un mejor uso de los presupuestos, los recursos humanos y la infraestructura. Esto se traduce en la necesidad de modos más efectivos y eficaces de gestionar el correo electrónico, reducir los presupuestos externalizando el almacenamiento y la gestión, y en recuperar la información.

En el presente vídeo se sugiere la propuesta de aprovechar las ventajas del Cloud Computing para conseguir un almacenamiento y tamaño ilimitado, una recuperación de información en cuestión de segundos y una reducción de presupuesto, entre otros objetivos.

En este contexto, cada vez son más las compañías que se deciden por este sistema, exigiendo alojamiento. Así surgió en 2006 Sonian, autora del vídeo y empresa de Cloud Hosting que ofrece una plataforma de archivado en la nube y motores de búsqueda seguros. Actualmente cuenta con más de 16.000 clientes en 40 países distintos y gestiona más de 20 mil millones de objetos todos los días, 17 millones de documentos nuevos que se cargan al correo electrónico.

https://www.youtube.com/watch?v=ZWDfKt2Mpcg

Patricia Lorenzo

La administración electrónica cuenta con un nuevo sistema de acceso que engloba los servicios de la Agencia Tributaria, del Ministerio del Interior, de Tráfico, de la Seguridad Social y pretende integrar durante el 2015 todos los servicios del Estado.

Dicho sistema pone a disposición de los ciudadanos todos los servicios mediante el sitio web de Cl@ve y prevé una modalidad de clave esporádica y otra permanente. La primera la recibe en el móvil para uso puntual y la segunda la custodia el usuario.

Además, se pretenden llevar a cabo convenios de colaboración en el futuro para extender el sistema desde la Administración General del Estado a otras administraciones, simplificar los trámites y facilitar la transparencia.

El propio secretario de Estado es quien defiende que se trata de una herramienta sencilla, por lo que únicamente queda comprobar que el comportamiento de los ciudadanos coincida con el esperado.

Patricia Lorenzo 

A finales del mes de octubre pudimos encontrar una noticia en el periódico El País que hablaba de la protección de los datos almacenados en la nube y cómo los hackers protegen los datos. Con la llegada de las nuevas tecnologías, muchas empresas y usuarios particulares han comenzado a archivar documentos importantes en la nube, ya que de esa manera pueden tener todos los datos agrupados y con un acceso rápido, ahorrando también un espacio físico que antes se utilizaba para estas finalidades.

A raíz de esta noticia me he planteado una pregunta importante: ¿es seguro guardar nuestros datos en un archivo en la nube? En el caso expuesto en el artículo, se nos presenta el caso de una conocida red social, Snapchat, utilizada para enviar fotografías y vídeos. Sus datos habían  sido robados y se estaba trabajando para aumentar la seguridad de esos documentos archivados. Esto nos hace pensar que quizá los datos que tenemos en la nube no están tan seguros como creemos. Como bien hemos comentado, muchas empresas guardan su documentación importante en plataformas en la nube, ya sean de pago o gratuitas. Cuando almacenamos la documentación en una plataforma así debemos estar muy seguros de que los datos van a estar protegidos, de que sea una plataforma de fiar, que tenga un sistema cifrado de seguridad para que sepamos que los documentos van a estar en un lugar protegido, etc.

Las nuevas tecnologías han dado muchas ventajas a la hora de archivar información, pero también han traído consigo problemas de seguridad que no ocurrían cuando la documentación se archivaba en un formato físico, al cual sólo tenían acceso las personas que eran autorizadas. La llegada de nuevos métodos ha logrado dar un gran paso y ofrecer ventajas a los usuarios, pero debemos tener en cuenta que el proceso de almacenar y proteger documentos es delicado y hay que tener siempre presente que la seguridad de la información es muy importante. A la hora de almacenar documentos debemos estar seguros de que es el lugar correcto y los datos van a estar protegidos, y obligarnos a conocer las claves de la gestión de la información en este ámbito.   

Garazi Sastre 

La Biblioteca Apostólica Vaticana, también conocida como “La Biblioteca de los Papas” ya cuenta con aplicación para dar acceso a más de 4000 manuscritos antiguos.

Dicha biblioteca es rica en una amplia selección de documentos que incluyen 82.000 manuscritos, 100.000 unidades de archivo, un millón y 600 mil libros impresos (de los cuales 8.700 son incunables), 400.000 monedas y medallas, 100.000 grabados, dibujos y matrices y 150.000 fotografías; y ha contratado recientemente los servicios de NTT Data para la conservación digital de parte de sus fondos.

El contrato inicial se firmó por cuatro años para la digitalización de casi 3000 documentos para 2018, y la empresa está apostando por tecnologías innovadoras y optimizadas, prestando especial atención a los metadatos para permitir una búsqueda eficaz.

La interfaz utilizada para la difusión cuenta con versión en italiano y en inglés, varios catálogos online y la opción de búsquedas (www.vaticanlibrary.va). Además, la información está accesible desde la página de una fundación asociada (www.digitavaticana.org).

La iniciativa no tiene aspectos negativos a esconder y ahora que se ha puesto en marcha, al público solo le queda esperar que los documentos dada su delicadeza sean tratados con los cuidados especiales que se merecen para que no se deterioren, y así mismo que se cumplan las expectativas previstas de tiempo, almacenamiento y dinero.

Patricia Lorenzo Bartolomé

En este vídeo podemos ver una charla del último Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad, realizado en febrero de 2014 y durante la cual varios archiveros y profesionales en el ámbito de la gestión documental hablan sobre documentos electrónicos.

 En ella se analizan los resultados de la encuesta FEMP sobre implantación de la Ley 11/2007. Esta encuesta versa sobre el acceso electrónico a los documentos en las administraciones públicas tras pasar 5 años de publicación de la ley, haciendo referencia a la labor del archivero en el proceso.

Con la llegada de las nuevas tecnologías y los documentos electrónicos los procesos a la hora de ejercer una función de gestión documental tuvieron que adaptarse y modificarse. El gran avance actual en este campo hace que nos planteemos dudas de qué será de este ámbito.

Las opiniones de expertos recogidas en este vídeo resulta útil a la hora de aprender y advertir los cambios que se han ido experimentando en estos últimos años y que sucederán el futuro.

Si se desea consultar la encuesta mencionada anteriormente se puede acceder a ella en el siguiente enlace: http://www.femp.es/files/566-1624-archivo/Informe%20del%20estudio%20sobre%20la%20Implantaci%C3%B3n%20Ley%2011-2007%20FEMP.pdf

Garazi Sastre

En el Archivo Judicial de Santiago de Compostela detectaron una serie de irregularidades en las escrituras públicas, de falsos documentos que imitaban con sellos y firmas del archivero los originales. A partir de entonces, se tomaron medidas para prevenir que este suceso se repitiera.

Entre otras medidas, el nuevo sistema cuenta con el apoyo de las nuevas tecnologías para evitar este problema. Todas las certificaciones se guardan en un repositorio interno, que permite la consulta con la certeza de que se trata de un documento auténtico. La firma electrónica también es un certificado de confianza en caso de los documentos de archivo.

El sistema se compone de diez medidas de seguridad. Entre ellas, un adhesivo de seguridad con forma de holograma, un código de barras y un timbre de tinta, además de un sello digital de aprobación, el cual es incluido en el inverso del papel cuando es analizado y verificado. Además de todo lo anterior, incluyen un certificado digital de vigencia.

En cualquier caso, también se está llevando a cabo una digitalización masiva de los expedientes para asegurar y guardar una copia de los documentos originales para así detectar los cambios en caso de que fueran alterados

Es una pena que algo tan grave como la falsificación y la pérdida de documentos haya tenido que ocurrir para que el archivo tomara estas medidas. Los profesionales y las instituciones deberían estar concienciadas de que es necesario renovar e incorporar otras medidas a parte de las tradicionales como por ejemplo las nuevas tecnologías, para así asegurar y proteger la documentación que custodian.

Beatriz Pena Rodríguez

El exceso de documentos generados y la consecuente falta de espacio para almacenarlos hace tiempo que se ha convertido en un problema cuya solución necesita ser encontrada sin demora. Las consecuencias se agravan de forma directamente proporcional al ritmo de creación de documentos y, en este contexto, los entes más activos son los que se ven más afectados por un mayor número de inconvenientes.

Ese es el caso de juzgados como el de Vigo que, entre los 84.000 nuevos casos, las 5.000 demandas de ejecución civil y las 90.000 resoluciones que dictan de forma anual no cuentan con espacios libres en sus estanterías. Autoridades como la Xunta, el Tribunal Superior de Xustiza de Galicia, la Audiencia de Pontevedra y el decanato de Vigo han puesto en marcha un plan de expurgo y han recomendado el uso de los expedientes electrónicos para reducir el papel empleado en estos trámites.

Ambas iniciativas tienen el potencial teórico necesario para subsanar el problema pero su aplicación se ve muy ralentizada por funcionarios que alegan sobrecarga de trabajo o son reacios al cambio propiciado por las nuevas tecnologías.  De este modo, aunque la medida se presente ante nuestros ojos, no podemos olvidar que aún queda un largo camino por recorrer para cumplirla de forma satisfactoria.

Patricia Lorenzo Bartolomé

El cambio de los documentos impresos a los documentos electrónicos fue rápido y costoso para algunas personas que estaban menos acostumbradas al uso diario de ordenadores, tabletas u otros dispositivos. A su vez, se produjeron cambios en leyes de protección de datos, de acceso a documentos o de certificación y verificación de los mismos.

Gracias al manual de Alberto López Tallón podemos adentrarnos en diferentes puntos, desde definiciones de los conceptos más básicos para situarnos en el contexto de los documentos electrónicos hasta las leyes que protegen nuestros datos. Dirigido a un público bastante amplio y diferente, este manual puede servir de ayuda para resolver dudas o profundizar un poco más en ciertos temas que todos sabemos que existen, pero no cómo funcionan.

El manual nombrado se puede encontrar en el siguiente enlace: http://ae.uhu.es/download/Manual_Supervivencia_eAdmin.pdf

Garazi Sastre