El centro de documentación en los medios es aquella organización informativa que ayuda al periodista a obtener un conocimiento exacto y completo de la información, la verificación de los datos, las causas y las relaciones, proporcionando fuentes de información concreta y fiable.

Los centros de documentación en los medios de comunicación normalmente tienen usuarios internos, aunque en ocasiones disponen de usuarios externos a los que es complicado darles servicio.

La información generada por las televisiones puede proceder de diferentes fuentes: internas y externas. En las fuentes internas está la información del propio medio. En las fuentes externas tenemos:

-       Gabinetes de comunicación.

-       Agencias de noticias.

-       Empresas de comunicación.

-       Publicidad

Ahora, nos vamos a centrar en las agencias de noticias, las cuales proporcionan una información objetiva. Lo que hacen las agencias es tener corresponsales en todas partes del mundo o en las que trabajen para tener cubiertas todas las noticias que pudieran aparecer. Estas personas suelen ser autónomos que venden los actos que se producen a las agencias para que luego éstas difundan la información entre sus abonados.

A nivel comunitario, en Castilla y León tenemos ICAL, es un grupo económico y ofrece información sobre cada una de las provincias pertenecientes a Castilla y León, pero también sobre Madrid.

A nivel nacional tenemos:

-       Europapress. Se trata de una agencia privada cuyos orígenes se remontan a 1957. Tiene diferentes áreas: noticias, personas, nuevas tecnologías, familias y comunicados referentes a diferentes aspectos. Los servicios que tiene los ofrece a televisiones locales, autonómicas y nacionales, pero también a plataformas digitales en internet y operadores de telefonía móvil. 

-       Efe. Ofrece imágenes diarias sobre distintos contenidos: política, sociedad, sucesos, deportes, cultura, entretenimiento,…etc. Proporciona servicio a canales de televisión, pero también a internet, telefonía móvil t pantallas informativas. 

A nivel internacional tenemos:

-       Sntv. Es una agencia que las televisiones utilizan fundamentalmente para eventos relacionados con los deportes. Sin embargo, tiene unos derechos que en función de las cadenas, permite transmitir más o menos tiempo de video e información, ya sea en las televisiones o en internet. 

Beatriz Mimosa

El Dr. Ricardo Rivero Ortega, profesor titular en la Universidad de Salamanca se encarga de analizar los archivos y su entorno. Sus monografías no son específicas de archivística pero en esta ocasión, lo que nos aporta es una evolución del expediente administrativo. La obra se divide en cinco capítulos, en el primero aborda los siglos XII – XX, en él se hace un repaso de la razón de ser de los documentos. En el segundo, la evolución histórica de los expedientes y documentos administrativos españoles durante los siglos XIX y XX. En el tercero, se centra en la sistematización del régimen jurídico del expediente administrativo en el actual ordenamiento. El cuarto, habla de un futuro que en realidad es el actual, pues nos habla de expedientes electrónicos y la e – Administración. Por último, en el quinto capítulo, establece conclusiones donde diferencia entre resultados críticos y propuestas de mejora en nuestro régimen jurídico.

Es importante ver el desarrollo y la evolución que han estado sufriendo los expedientes, pues ahora nos encontramos en el expediente electrónico, y para poder llegar ahí, es importante conocer los pasos que se han seguido anteriormente y no cometer fallos.

Para acceder a más información sobre la monografía: http://dialnet.unirioja.es/servlet/libro?codigo=294577

RIVERO ORTEGA, Ricardo El expediente administrativo. De los legajos a los soportes electrónicos, Aranzadi, 2009.

Beatriz Mimosa 

Cuando tenemos que utilizar imágenes en diferentes proyectos, muchas veces no nos damos cuenta de si tienen o no tienen derechos. Esto es un tema fundamental, porque en función de ellos podremos emplear o no las fotografías. Hoy, lo que vamos a hacer es proporcionar algunos bancos de imágenes que consideramos útiles, centrándonos en la fotografía antigua anterior a la proliferación del carrete.

•  Flikr. Desde 2008 apareció un proyecto que cuenta con los fondos de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos con fotografías de diferentes fototecas del mundo. Son fotografías de dominio público realizadas por fotógrafos de la época. Los usuarios ayudan en este proyecto poniendo etiquetas y dejando comentarios, lo que supone que éstas tengan un valor añadido. Entre las fototecas que participan en este proyecto tenemos:

o   The Internet Archive Book Images. Realizado por Kalev Leetaru. La mayoría son fotos y dibujos en torno a 1500 – 1922.

o   The British Library. Imágenes de la colección digitalizada que posee de más de 65.000 libros de los siglos XII, XVIII y XIX. Son sobre todo dibujos, mapas y grabados.

o   Smithsonian Institution. Con fondos de diversas áreas: arte, historia, cultura y ciencia.

o   Nasa. Cuentan con una selección de las misiones espaciales.

o   San Diego Air & Space Museum Archives. Con documentación de la historia de la aviación, tanto civil como militar.

• Metropolitan Museum of Art. Puesta al público de gran parte de la colección de fotografías digitalizadas de artistas muy importantes. Destacan artistas como: Walker Evans o Berenice Abbott.
• Europeana. Posee más de 29 millones de documentos digitalizados procedentes de diferentes instituciones de Europa.
• Biblioteca Nacional Española. Aporta más de 6.000 fotografías en las que se pueden observar más de 160 años de historia.
• Museo de Nueva York. El museo de la ciudad aporta más de 300.000 copias y negativos de libre acceso mediante internet. Con trabajos de Victor Prevos e incluso imágenes de la revista Look (donde aparecen fotografías de Stanley Kubrick).

Beatriz Mimosa

La Consejería de Justicia e Interior de la Junta de Andalucía ha comenzado a implantar un sistema para la gestión de los archivos judiciales que permitirá mejorar el acceso y control de los expedientes desde su producción hasta su eliminación o bien hasta su conservación permanente en caso de considerarlo oportuno.

Se está implantando en el 70% de las sedes judiciales de la capital y permite que los funcionarios mejoren en términos de clasificación y descripción, lo que supone un mejor acceso y mayor recuperación de los expedientes. Este sistema se ha llamado “Jara” y su principal objetivo es normalizar el gran volumen documental que se genera en los archivos. Además también pretende reducir el papel y fomentar la Justicia digital.

Andalucía se convierte de esta forma en la comunidad pionera en el desarrollo de una herramienta documental que, si consigue tener éxito al 100%, acabará adaptándose al resto de comunidades.

La aplicación es sencilla y accesible del Escritorio Judicial, que permite la automatización de funciones de la sede judicial como pueden ser las transferencias, los préstamos o los envíos de documentación a diferentes puntos para diferentes cosas.

Este proyecto tecnológico supone una mejora, pues permite que este tipo de archivos (los judiciales) comiencen a tener un correcto funcionamiento, pues la recuperación  y conservación de archivos de esta índole es fundamental, y la rapidez con la que se necesita en ocasiones, también puede acelerar algunos sistemas judiciales. 

Beatriz Mimosa

El pasado Diciembre en Madrid se ha inaugurado el nuevo centro de Conservación y Restauración de la Filmoteca Española. Esta nueve sede pertenece a los cines Doré.

Este centro tiene más de 15.000 metros cuadrados, de hecho posee tres plantas para el almacenamiento. A la luz del sol están las oficinas dedicadas a tareas técnicas de inspección, catalogación, restauración y digitalización. El sótano es el lugar en el que se almacena la documentación fílmica, de procedencia diversa. Aquí, la temperatura está entre los 5 – 10 grados dependiendo del material y lo que establece el climatizador personal de cada almacén. Este clima hace que las películas se puedan conservar durante al menos 200 años.

El proyecto de la creación de un centro dedicado a este tipo de archivos se empezó a gestar en los años ochenta, pues consideraban fundamental la conservación del patrimonio cinematográfico español.

Entre los archivos que custodian destacan algunas colecciones como son: el Archivo del No-Do, Guerra Civil Española, Colección Sagarmínaga, Colección Tramullas, Colección Escuela de Cine, Cine Amateur y Sección Femenina. Se estima que los fondos fílmicos están alrededor de 700.000 correspondientes a 35.000 títulos tanto de largo como de cortometraje.  De los 35.000 títulos, españoles son 14.500 y el resto son extranjeros, lo que supone un hecho destacable para la investigación.

El objetivo fundamental que se plantean las filmotecas europeas es poder conservar los archivos en formato digital. En este sentido, la nueva sede posee un escáner en 2k. Esto es fundamental en los tiempos en los que nos encontramos, pues esto supone que una vez hecho esto se podrán ofrecer los archivos digitales a través de internet, una ventaja en cuanto a desplazamiento y disponibilidad de la documentación.

Beatriz Mimosa

Todos sabemos lo importante que es la descripción de documentos y su correcta descripción para que, a la hora de buscarlos, podamos tenerlos localizados correctamente.

No todas las organizaciones o empresas funcionan de la misma forma, por lo tanto, hay que tener bien claro ese esquema en el que hay que definir las diferentes funciones administrativas plasmadas en un cuadro de clasificación.

Los metadatos deberían representar este cuadro de clasificación con una codificación, de manera que se pueda migrar la información desde diferentes dispositivos en cualquier momento.

Los metadatos los entendemos como una forma de describir los datos procedentes de los documentos electrónicos de la organización o empresa en la que nos encontremos. Nos permiten interpretar los datos de los documentos a diferentes niveles: descriptivo y técnico.  Es la infraestructura que se utiliza en la web semántica y permite que la información electrónica se encuentre de manera directa.

Los metadatos son trabajados por diferentes organizaciones para crear un estándar en la forma en que se generan, como puede ser OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards).

Beatriz Mimosa

La semana pasada salió a la luz un trabajo impactante del guionista Sebastian Maharg, el cual ha realizado un montaje en el que mezclaba fotografías de la guerra civil española con imágenes actuales de calles de Madrid.

Este artista es estadounidense, aunque vive actualmente en Madrid, ciudad que considera que posee una esencia diferente a otras ciudades. Su idea la sacó de un periódico británico: The Guardian. En este diario hicieron este mismo trabajo pero mezclando las imágenes de Street View con fotografías de la primera y segunda guerra mundial en la que añadían descripciones de lo que representaban las imágenes.

Hay que señalar que este artista tiene especial interés en la temática de las fotografías porque su abuelo luchó en el bando nacional. Este tipo de documentos siempre le han impactado y llamado la atención.

El artista afirma que los ciudadanos olvidan fácilmente la historia porque no nos damos cuenta de las situaciones tan dramáticas que ocurrieron en las calles que frecuentamos. 

Nos encontramos ante una pieza documental y testimonial muy buena. En cada fotografía tenemos información de diferente índole, tenemos la misma realidad pero representada en diferentes años. Es un trabajo impactante por la mezcla temporal. Se mezcla el color, con el blanco y negro. La tranquilidad con la violencia. Es curioso porque tenemos una atmósfera impactante, se ve como han ido pasando los años y como estos acontecimientos se han convertido en historia. Esta historia, es esencial, sobre todo para conocer cómo ha evolucionado nuestra sociedad y también para ofrecer este conocimiento a las generaciones futuras. Por ello, hay que preservar la conservación documental que permite el conocimiento de la historia,  con iniciativas como esta, la documentación está más al alcance de todos y está conservada ya no solamente en formato papel, sino en otros tipos de formatos que permiten contrastar diferentes épocas de forma espectacular.

Beatriz Mimosa

En la Universidad de Oviedo un grupo de investigadores ha desarrollado por primera vez en España un sistema que es capaz de localización de fotografías aéreas históricas con la colaboración de once instituciones académicas.

Este sistema permitirá disponer de un archivo que posibilitará ver los cambios que ha sufrido España desde los años 40 hasta la actualidad.

El proyecto es casi inédito en Europa porque ya que únicamente se ha hecho algo similar en Reino Unido. La diferencia es que fue por una iniciativa privada mientras que aquí ha sido el Ministerio de Economía el que ha financiado el proyecto, que continuará hasta el año que viene.

Se han recopilado fondos desde hace de más de una década de fotografía de Asturias y han recopilado unas 100.000 aproximadamente del Principado. Su trabajo se ha centrado en digitalizar y procesar imágenes aéreas desde el primer vuelo en 1945 por los americanos.

Las principales fuentes que han servido de referencia para realizar este trabajo han sido: el Ejército, el Instituto Geográfico Español, y empresas privadas como por ejemplo Cetfa.

Hay que señalar la importancia de este proyecto a nivel internacional, porque el hecho de que sea de los pocos existentes es remarcable. Además va a suponer un beneficio para diferentes profesionales, ya no sólo en el ámbito de la fotografía, sino en otros ámbitos bien distintos como puede ser el urbano o el geográfico.

También supondrá un mejor conocimiento de la evolución que ha ido llevando nuestro país desde los años cuarenta y permitirá en algunas ocasiones apoyar trabajos científicos e históricos.

Las fotografías captan los instantes y nos permiten averiguar cantidades enormes de información, de manera que si se tratan adecuadamente para su conservación y se describen e indizan, podremos conservarlas y recuperarlas para poder utilizarlas en diferentes áreas del conocimiento. 

Beatriz Mimosa

Os traemos una herramienta ECM que permite gestionar documentos a través de un sistema desarrollado en Java libre de licencia, lo que facilita que se pueda utilizar por diferentes personas. Además está disponible en cuatro idiomas: español, inglés,  portugués y catalán.

Lo más destacable de esta herramienta es que permite el uso de tesauros multilingües, que permite importar de diferentes sitios, como puede ser por ejemplo el tesauro de la UNESCO y lo hace en formato Skos. Esto resulta muy útil sobre todo a la hora de realizar la búsqueda de documentos para que se realice de manera adecuada y no nos encontremos con problemas de exceso de información o todo lo contrario, que no obtengamos los resultados deseados.

Otra de sus características es que se puede utilizar como gestor de referencias bibliográficas o incluir estas referencias como una parte de un expediente. Esto es útil porque nos permitirá crear enlaces internos, entre los propios documentos, o externos, con documentos que no están dentro de nuestro gestor.

Otras características son:

• Permite la creación de tipos documentales a tratar, de manera que se pueda observar la estructura documental.
• Multiplataforma y portable, lo que permite tener el gestor en diferentes sistemas operativos e incluso poder llevarlo siempre encima.
• Se puede usar con la mayoría de los gestores de bases de datos.
• Podremos guardar los documentos de diferentes formas, adaptándose a las necesidades de la organización o de la persona que lo esté utilizando.

A continuación, os ofrecemos la referencia por si queréis ampliar la información:

OpenProdoc - Google Project Hosting. [online]. Available from: https://code.google.com/p/openprodoc/

Beatriz Mimosa

Las Pymes, debido a su tamaño, tienen que hacer un gasto de inversión pequeño a la hora de tratar sus documentos, desde su creación a su archivado definitivo o eliminación, dependiendo de la situación.

Para poder tener sus documentos bien organizados la gestión documental tiene que ofrecer soluciones que se adapten a este tipo de empresas, de manera que dispongan en cualquier momento de todo aquello que necesiten. Para ello habrá que automatizar los procesos de manera que permitan ahorrar costes, pero esto no quiere decir que se vaya a dejar de ser eficiente o que no se proporcione seguridad, porque esos son pilares fundamentales en la gestión de documentos. Si no proporcionamos seguridad documental no tiene sentido que proporcionemos buena gestión documental, pues tendremos que asegurar la conservación adecuada de los documentos.

Hay que ser conscientes de que las pequeñas empresas desconocen lo que significa el término de gestión documental, pero a pesar de ello si tienen constancia del manejo de documentos que hacen y que en determinados momentos pueden incluso llegar a perderlos, cosa que no les beneficia nada. Esa es la oportunidad de los documentalistas para actuar y ofrecer sistemas que ahorren tiempo, costes y recursos, pero como ya he mencionado antes, proporcionando seguridad, pero también movilidad y flexibilidad, de manera que se pueda acceder en cualquier dispositivo y en cualquier momento a la información que necesitan.

Últimamente lo que se está haciendo es vincular la gestión documental con el cloud computing, de manera que la computación en la nube pueda solventar los problemas de no poder costearse grandes programas informáticos. El disponer de los documentos en la nube, no tiene que ser como un sistema parecido a Dropbox o google Docs, porque eso lo puede hacer cualquier persona, hay que verlo como un sistema en el que las personas que necesiten la información la van a poder obtener en el momento en el que deseen, enfocándolo un poco al tema social.

Beatriz Mimosa García