El gobierno y la administración de Galicia llevan desde el año 2010 intentando conseguir realizar el proyecto de total digitalización de los procesos administrativos.

La sede electrónica comenzó a funcionar en el 2011, siguiendo las medidas dadas por la Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia en el Plan de Gobierno y Administración Digital 2020. El último paso para conseguir esta realidad digital es la terminación del Archivo Digital de la Xunta, gracias al cual ya se pueden realizar 1000 gestiones de forma exclusivamente digital (conformando más del 60% del total de procedimientos que se pueden realizar en esta administración). La última barrera que se tiene que derribar es el uso obligatorio del DNI electrónico o certificados digitales para acceder a estos procedimientos, ya que muchos ciudadanos no familiarizados con estos recursos terminan acudiendo a las oficinas físicas para terminar de gestionar sus documentos. Para evitar esto se creó el servicio Chave 365, que permitiría acceder a la sede solo con unas claves que el usuario recibiría en el móvil. Desde el pasado mes de septiembre ya se puede solicitar este servicio en cualquier oficina de registro de las delegaciones de la Administración Autonómica.

Sara Paz Mongil

Durante años se ha estado luchando por un libre acceso a los documentos de la Guerra Civil española. Tanto los investigadores como los familiares ven injusto que estos archivos, por el hecho de pertenecer a una etapa conflictiva en nuestro país, sean inaccesibles e inutilizables, y han estado intentando que esta situación cambie. Después de múltiples discusiones y procesos burocráticos, por fin parece que estos archivos saldrán a la luz.
En el 2005 la Generalitat reclamó al Gobierno Central la devolución de los documentos catalanes a su comunidad correspondiente, ya que hasta ese momento se encontraban en diferentes puntos físicos del país, entre otros el Archivo General de la Guerra Civil en Salamanca, o el Archivo Histórico Nacional de Madrid. El gran paso de esta comunidad desencadenó que otras la imitaran, reclamando que la gestión de estos documentos debería ser llevada por los gobiernos de las comunidades autónomas correspondientes.
Actualmente toda la documentación del Archivo Histórico de Madrid correspondiente a la comunidad gallega se encuentra ya digitalizada (mediante el proyecto llevado a cabo por PARES), a falta de terminar la digitalización de las descripciones del material, por lo que el paso siguiente será el envío de la copia digital al gobierno autonómico. Una vez recibida, la Xunta se encargará de difundirla a través de la web Galiciana, biblioteca digital de la comunidad impulsada por la Consellería de Cultura, y a través del Archivo Digital de Galicia (ARPAD).
Para agilizar y controlar este proceso, la Xunta sacó el año pasado la Lei de Arquivos e Documentos de Galicia. Mediante la misma se garantiza el acceso, la conservación y la difusión del patrimonio gallego. Además de los documentos próximamente disponibles en ambas webs, encontramos en Ferrol el Archivo Militar Intermedio de la Región Militar Noroeste, en el que se almacenan más de 8 kilómetros de estanterías que contienen más de 15.000 causas judiciales de la revolución de 1934 y la Guerra Civil, y toda la documentación relacionada con la República, guerra y postguerra en Galicia.

Sara Paz

Desde el pasado mes de octubre, ya no será necesario dirigirse a una oficina del Registro Civil para inscribir a los recién nacidos. A partir de ahora, esta tarea la llevará a cabo el propio personal sanitario, quienes tendrán la obligación de realizar los trámites correspondientes en un plazo máximo de 72 horas desde el alumbramiento.

Esto implica que deberán mandar por vía electrónica la correspondiente identificación del recién nacido, datos familiares, nacionalidad, huellas plantares del bebé y dactilares de la madre, firma de ambos padres y la firma del médico que asista el parto. En un principio estas serán realizadas a mano, pero se pretende que en breves se fije un proceso de firma digital para que este trabajo se agilice y sea más eficaz.

Ya en el año 2010 el Consejo de Ministros aprobó el anteproyecto de reforma de la Ley de Registro Civil (que databa del año 1957), mediante el cual se sustituía el libro de familia por certificaciones digitales. Se creó un nuevo registro electrónico unificado para toda España, pretendiendo mejorar los trámites y agilizar el proceso burocrático que suponía el registro. Además, en este anteproyecto se establecía que el registro pasaría a depender del Ministerio de Justicia. Ello implicó que su manejo y control lo llevarían a cabo funcionarios públicos, siempre bajo la supervisión de los jueces. Con esta medida también se vio reducido el número de oficinas de registro civil: de las 800 oficinas existentes anteriormente se han reducido hasta poco más de 100.

Este nuevo cambio en los trámites del Registro Civil, que afecta también a los casos de defunciones, implicará un ahorro de tiempo y esfuerzo a las familias, pero sin embargo aumentará el trabajo del personal hospitalario, últimamente bastante sobresaturado. Aunque consideramos esta noticia un claro avance en el mundo burocrático, ¿les corresponde realmente realizar esta tarea a los médicos? ¿Hasta qué punto puede repercutir este proceso en la efectividad de su trabajo en el hospital? ¿No debería ser esta una labor desempeñada por profesionales de la información, encargados del manejo de toda la documentación hospitalaria?

Sara Paz

En Ribeira, municipio perteneciente a la provincia de A Coruña, se está llevando a cabo un proyecto que tiene como finalidad aumentar la participación ciudadana en el gobierno, además de mejorar la transparencia de los archivos y reglamentos municipales. Esto proyecto, denominado “Lexisla con Nós” (cuya traducción del gallego sería “legisla con nosotros”) fue presentado por la teniente de alcalde de Ribeira, Fabiola García, el día 24 de septiembre.

El proyecto consiste en la apertura de una web (disponible en: http://www.riveira.es/participacion-cidada/lexisla-con-nos/, en desarrollo en estos momentos) en la que se incluirían todos los borradores de ordenanzas y reglamentos municipales para que los vecinos que quieran puedan sugerir cambios en ellos. Además, se encontrarán disponibles en la web normativas ya implementadas como las del funcionamiento del archivo municipal o parte de los documentos archivados en el mismo. 

Mediante esta página también se podrán seguir en directo los plenos municipales, obtener información sobre la estructura del Concello y novedades sobre temas de turismo y servicios ofertados en Ribeira. Se pretende con esta iniciativa crear un gobierno más abierto a la opinión del ciudadano, en la que el mismo pueda sentirse incluido y participar en decisiones relevantes para el municipio.

Sara Paz

El pasado mes de julio se ha inaugurado en la ciudad de A Coruña la Fundación Olga Gallego, cuyo fin es promover y defender la utilidad de los archivos en la sociedad. Tras un largo periodo de trámites, la institución ya cuenta con varios proyectos a corto plazo: el Premio Olga Gallego de Investigación en Archivos (2000 euros al premiado), la celebración de las Jornadas “Transparencia versus corrupción. Los archivos y la democracia” (3-4 de octubre en A Coruña) o la posible realización de unas jornadas bianuales de reunión y debate entre profesionales de la archivística de España, Portugal y América Latina.

Esta fundación, declarada por la Xunta de Galicia de interés cultural gallego, está presidida por Pilar Gallego Domínguez, hermana de Olga Gallego, archivera muy importante en esta comunidad autónoma. Aunque se trata de una institución coruñesa, tiene unas características muy especiales ya que no ocupa un espacio físico propio, sino que se trata de una iniciativa virtual que pretende llevar a cabo su actividad a través de las nuevas tecnologías. Además, recibe el apoyo de un gran número de profesionales del ámbito de la información y de conocidos de la archivera, que aportarán diferentes recursos y ayudas.

Olga Gallego Domínguez (1923-2010) fue una gran archivera, docente e historiadora ourensana que se dedicó a contribuir en el desarrollo de la teoría y práctica archivísticas. Fue miembro de la Real Academia de la Historia, y además en el año 1986 se convirtió en la primera mujer aceptada en la Real Academia Gallega. Perteneció además al Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos, y fue directora del Archivo Histórico Provincial y del Archivo de la Delegación de Hacienda de Ourense. Además, a lo largo de su vida recibió diversos premios entre los que destacan: Lazo de la Orden de Alfonso X el Sabio, Medalla de Playa de Galicia y Medalla de ANABAD. También contribuyó con sus numerosas publicaciones a fortalecer la presencia de la teoría archivística en Galicia.

Sara Paz

El Sistema de Archivos de Galicia está formado por todos los archivos de la Comunidad y los órganos de la Administración y servicios técnicos que se encargan de su gestión. En su página web, http://arquivosdegalicia.xunta.es/portal/arquivos-de-galicia/index.html, podemos encontrar diferentes recursos útiles no solo para los propios profesionales y archiveros, sino también para que el ciudadano conozca estas instituciones habitualmente tan desvalorizadas y poco utilizadas.

Además de ofrecer las últimas noticias del mundo archivístico gallego, explica en una presentación inicial en qué consiste este sistema y como está organizado, así como los archivos que lo constituyen. También consta de una sección propia para cada archivo, en la que se citan detalles de utilidad como los horarios o localización, los fondos que contiene cada uno y exposiciones llevadas a cabo en ellos. Por último, su principal recurso es una base de datos que contiene las descripciones documentales de diversos fondos del Sistema. Esta base, en continua actualización, incluye imágenes y digitalizaciones de los documentos, además de un registro de autoridades. Cada uno de los 12 archivos del sistema tiene su propia base de datos, pero también se dispone de un buscador colectivo simple. Por otro lado, se podrá consultar también una base de datos de los fondos bibliográficos del Sistema, es decir, el catálogo colectivo de las bibliotecas auxiliares de los archivos. 

Sara Paz

La Xunta de Galicia ha firmado con la Real Academia Gallega de Bellas Artes de Nuestra Señora del Rosario un convenio de colaboración para trabajar conjuntamente en la digitalización de los fondos de dicha institución. Mediante este convenio se pretenden llevar a cabo diferentes actividades de catalogación, conservación y divulgación, así como el estudio de estos fondos. La Xunta se compromete de esta manera a otorgarles todos aquellos materiales necesarios en el proceso, además de facilitar la divulgación y promoción de la cultura mediante una página web de acceso público a los usuarios y diversas exposiciones físicas.

La ayuda supone un total de 40000 euros, destinados exclusivamente a la digitalización del fondo de la academia autonómica de bellas artes. Esta institución, con sede en la ciudad de A Coruña, fue creada en el año 1849 por el Real Decreto del 31 de octubre del mismo año, mediante el cual se crearon 13 instituciones autonómicas en España. Primero denominada Academia Provincial de Bellas Artes, no fue hasta el año 1916 cuando recibe la denominación de “Real”, y finalmente en el año 1947 fue autorizada la inclusión de la Virgen del Rosario, patrona de la ciudad de A Coruña (esta práctica es habitual entre las academias en este país).

Su actual reglamento fue aprobado por la Consellería de Cultura, Comunicación Social y Turismo de la Xunta de Galicia en el D.O.G. del 7 de julio del año 2004 (Decreto 141/2004), y le otorga el derecho de actuar en labores de protección, transmisión, promoción e investigación de los bienes culturales de Galicia.

Actualmente esta academia depende de la Xunta de Galicia, y está compuesta por las secciones: Pintura y grabado, Escultura, Arquitectura, Música, Arqueología y museología, Artes de la imagen y Expertos en las artes. Posee, además de una biblioteca especializada en arte, un Archivo Musical de Galicia (creado en 1989) y un Archivo de Imágenes (1991). Además de publicar catálogos de exposiciones, edita una revista anual llamada Abrente, en la que se informa de actividades académicas, investigaciones y ensayos sobre las artes en Galicia.

Sara Paz

El British Film Institute de Gran Bretaña ha decidido crear una aplicación gratuita llamada "BFI Player", mediante la cual el usuario podrá tener acceso a un gran número de contenidos multimedia procedentes de sus Archivos.

Contiene no solo películas clásicas y contemporáneas, sino también cortometrajes y escenas especiales inéditas de diferentes creaciones culturales del país. Cada usuario podrá, mediante una previa suscripción, alquilar un número ilimitado de películas durante un máximo de 30 días. A continuación, los contenidos serán retirados de su cuenta. En la página web explicativa se defiende que, aunque la mayor parte de los contenidos son gratuitos, en determinados casos es posible que su coste sea de un máximo de 10 libras.

La aplicación, disponible para ordenador, Android, iPad y iPhone permite, entre otras muchas funcionalidades, crear playlists personales con tus vídeos favoritos, además de un sistema de búsqueda sencilla por título, director o género de la película. Su finalidad es llevar al público lo mejor del cine británico y promover su cultura no solo a la población inglesa, sino a todo el mundo.

Podemos encontrar más información en: http://player.bfi.org.uk/

Sara Paz

Coca-Cola, la compañía de refrescos mundialmente conocida, cumple en este año 125 años desde su creación, por lo que ha decidido poner en común archivos de toda su historia mediante una página web.

Accediendo a www.theverybestofcocacola.com todo aquel usuario interesado podrá, en primer lugar, ver un mensaje por vídeo de Ted Ryan (director de Coca Cola Archives) y Jamal Booker (manager de Coca-Cola Archives) explicando este proyecto e invitando al uso de la página. En ella no solo se puede observar archivos de los 125 años de historia de la conocida marca, sino que también los usuarios podrán subir sus propias aportaciones, creando una historia colectiva.

La página contiene dos apartados diferentes: en el primero se accede a los archivos de la compañía, y en el segundo se explica la historia de la misma. Todo este proceso se lleva a cabo mediante visitas virtuales por vídeo y pantallas panorámicas interactivas en las que el usuario podrá acceder a lo que más le interese para obtener información.

Sara Paz

En estos últimos años miles de empresas, administraciones y organismos públicos están acudiendo al uso de proyectos de digitalización de sus documentos para agilizar sus servicios. Mediante estos, además de conseguir un gran ahorro económico, se logra una mayor rapidez y mejora de sus servicios, ya que el proceso de búsqueda y recuperación de datos será mucho más sencillo a través de medios electrónicos y con un orden establecido.

En todos los casos se consigue reducir aproximadamente un 20% el volumen del negocio anual, consiguiendo una mayor rentabilidad y realización de sus servicios, ya que el tiempo perdido anteriormente en localizar la información precisa, llegar a acuerdos y en la toma de decisiones, se podrá aprovechar en responder a las necesidades de los clientes. Las actividades empresariales más influenciadas en esta reducción de tiempo son: el pago de facturas, el control administrativo y financiero de los negocios y la búsqueda de documentación de personal interno o de clientes.

Se incluye en este proyecto de digitalización también la realización de las facturas electrónicas, lo que implicó en el año 2013 un ahorro total de 458 millones de euros entre las más de 130000 empresas que se amoldaron a esta técnica.

Además, no solo se reduce el coste económico o de tiempo, sino que también gracias a este proceso lógicamente habrá un descenso considerable en el dinero destinado a papel (con los beneficios para el medioambiente que conlleva) y una reducción del espacio ocupado, uno de los mayores problemas de la documentación en empresas. Sería insostenible la conservación de documentación en papel con el ritmo de crecimiento exponencial que experimentaba estos últimos años, por lo que la digitalización se plantea también como la mejor solución a este problema que tanto preocupa en las empresas.

Esto nos atañe a nosotros, futuros profesionales de la información, ya que somos los mejor capacitados para realizar este tipo de trabajos de digitalización, que también se están llevando a cabo en numerosos Archivos y otras instituciones. Si el intrusismo laboral, tan presente en nuestra profesión, nos lo permite, una gran parte de los que ahora estudiamos Documentación nos podremos dedicar al campo de la digitalización, ya que tiene un gran futuro por delante.

Sara Paz