La Subdirección General de Archivos Estatales ha editado un manual interno con la aprobación de la Comisión Ministerial de Administración general para gestionar los documentos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Esta manual se divide en tres grandes apartados, que a su vez se dividen en otros subapartados, entre los que destacamos:

-         Política de gestión de documentos electrónicos

o    Objeto y Alcance de la Política.

o    Actores y responsabilidades.

o    Procesos de gestión documental: captura, registro, clasificación, descripción, acceso y trazabilidad, calificación, conservación, transferencia, destrucción y eliminación.

o    Asignación de metadatos.

-         Procedimientos instrumentales para la gestión de documentos

o    Firma electrónica.

o    Protocolo de digitalización de documentos.

o    Copiado auténtico de documentos

-         Referencias

Los objetivos marcados por el propio MECD con este documento:

·         Establecer y documentar el conjunto de criterios comunes para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos producidos o custodiados por el Departamento Ministerial y sus organismos dependientes.

·         Asegurar la disponibilidad e integridad de los metadatos necesarios para la adecuada gestión, conservación y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos.

·         Dar cumplimiento al mandato recogido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) que obliga a las Administraciones Públicas a “establecer las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida”.

·         Asignar responsabilidades a los diferentes actores implicados en la gestión documental.

·         Establecer los requisitos de los distintos procesos del tratamiento archivístico del documento y expediente electrónico (conservación, transferencia, eliminación y acceso).

Este manual es digno de analizar por ser un documento de un órgano oficial que se preocupa  por sistematizar la gestión del documento electrónico.

Acceso al documento

Anexo

Alberto Ramos Alonso