Las Pymes, debido a su tamaño, tienen que hacer un gasto de inversión pequeño a la hora de tratar sus documentos, desde su creación a su archivado definitivo o eliminación, dependiendo de la situación.

Para poder tener sus documentos bien organizados la gestión documental tiene que ofrecer soluciones que se adapten a este tipo de empresas, de manera que dispongan en cualquier momento de todo aquello que necesiten. Para ello habrá que automatizar los procesos de manera que permitan ahorrar costes, pero esto no quiere decir que se vaya a dejar de ser eficiente o que no se proporcione seguridad, porque esos son pilares fundamentales en la gestión de documentos. Si no proporcionamos seguridad documental no tiene sentido que proporcionemos buena gestión documental, pues tendremos que asegurar la conservación adecuada de los documentos.

Hay que ser conscientes de que las pequeñas empresas desconocen lo que significa el término de gestión documental, pero a pesar de ello si tienen constancia del manejo de documentos que hacen y que en determinados momentos pueden incluso llegar a perderlos, cosa que no les beneficia nada. Esa es la oportunidad de los documentalistas para actuar y ofrecer sistemas que ahorren tiempo, costes y recursos, pero como ya he mencionado antes, proporcionando seguridad, pero también movilidad y flexibilidad, de manera que se pueda acceder en cualquier dispositivo y en cualquier momento a la información que necesitan.

Últimamente lo que se está haciendo es vincular la gestión documental con el cloud computing, de manera que la computación en la nube pueda solventar los problemas de no poder costearse grandes programas informáticos. El disponer de los documentos en la nube, no tiene que ser como un sistema parecido a Dropbox o google Docs, porque eso lo puede hacer cualquier persona, hay que verlo como un sistema en el que las personas que necesiten la información la van a poder obtener en el momento en el que deseen, enfocándolo un poco al tema social.

Beatriz Mimosa García