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Martes, 13 Octubre 2015 00:00

Norma internacional para la gestión de documentos

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La norma UNE - ISO 15489:2006 es el principal documento para la normalización de conceptos y procesos de gestión documental.
Posee una serie de requisitos para la gestión de documentos en las organizaciones, la cual debe determinar principalmente:

·        Cuáles son los documentos que se deben crear en cada proceso.

·        La forma y estructura en que deben aparecer los documentos en el sistema junto con las tecnologías que se utilizarán.

·        Los metadatos que se incorporarán y cómo se vincularán a lo largo del tiempo.

·        Los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los procesos.

·        La organización de los documentos de tal forma que se cumplan los requisitos necesarios para su uso.

·        Los riesgos derivados de la ausencia de documentos testimoniales.

·        El cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, así como las normas que le son aplicables y la política de la organización.

·        Garantizar la conservación en entornos seguros durante el tiempo necesario.

 

Además, se establecen las características que deben poseer los documentos ingresados o capturados en el ejercicio de las actividades de dicha organización:

 

·        El documento debe incluir los metadatos necesarios para documentar las operaciones. Se establecerán la estructura del documento, el contexto y la vinculación con otros documentos.

·        Deben ser auténticos.

·        Deben ser fiables.

·        Deben ser íntegros.

·        Deben de estar disponibles.  

 

Está formada por dos partes, la primera es sobre generalidades y la segunda se trata de un informe técnico en el que se explican procedimientos para poner en marcha la primera.

Una de las cosas curiosas de esta norma es que no incluye a los documentos históricos, aunque la norma se podrá aplicar a cualquier tipo de organización. Esto es porque se ha concebido como una norma de gestión, cosa que se puede comprobar en la relación que posee con otras normas internacionales como pueden ser la ISO 9000 o ISO 14000 de gestión de calidad y medioambiental respectivamente.

 

Beatriz Mimosa

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